Khối chữ ký cuối văn bản quy phạm cho biết ai ký và ký với tư cách gì: "TM." là thay mặt một tập thể như Chính phủ hay Uỷ ban nhân dân; "KT." là cấp phó ký thay cấp trưởng. Văn bản do cấp phó ký thay vẫn là văn bản của cơ quan, người có thẩm quyền ban hành và có giá trị như khi cấp trưởng ký.
Phần này nằm sau điều cuối cùng nên ít người để ý, nhưng nó trả lời được vài câu hỏi hay gặp: luật có chữ ký của ai, vì sao một thông tư lại do thứ trưởng ký, danh sách dài bên trái chữ ký để làm gì. Hiểu khối chữ ký cũng giúp bạn phân biệt văn bản quy phạm với văn bản hành chính đi kèm, vốn có cách ký khác. Bài chỉ nói cách đọc, không bàn quy tắc soạn thảo thể thức.
Khối chữ ký nằm ở đâu và gồm những gì
Sau điều cuối cùng của phần nội dung, văn bản chia làm hai cột. Cột phải là khối chữ ký: dòng ghi quyền hạn và chức vụ của người ký, chữ ký, dấu của cơ quan và họ tên người ký. Cột trái là danh sách nơi nhận, mở bằng chữ "Nơi nhận" và kết thúc bằng dòng "Lưu" kèm ký hiệu bộ phận lưu văn bản. Với luật, cách trình bày khác một chút vì có phần chứng thực của Chủ tịch Quốc hội.
Dòng quyền hạn là chỗ đáng đọc nhất. Nó có thể chỉ ghi chức vụ, như "BỘ TRƯỞNG", nghĩa là người đứng đầu tự ký. Nó có thể bắt đầu bằng "TM." kèm tên một tập thể, rồi tới chức vụ người ký. Hoặc nó có thể có thêm "KT." trước chức vụ cấp trưởng, rồi tới chức vụ cấp phó. Đọc từ trên xuống, bạn biết văn bản là của ai và ai đặt bút ký.
Trên bản đăng Công báo hoặc cơ sở dữ liệu chính thức, khối chữ ký thường được trình bày lại bằng chữ, có khi không còn hình chữ ký và dấu. Điều đó không làm thay đổi giá trị của văn bản; dòng quyền hạn và họ tên người ký vẫn được giữ, và đó là phần bạn cần đọc.
Ba chữ viết tắt hay gặp và nghĩa của chúng
TM. là thay mặt. Dùng khi văn bản là của một tập thể, như Chính phủ, Uỷ ban nhân dân, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội. Người đứng đầu ký thay mặt tập thể đó. Ví dụ, nghị định là văn bản của Chính phủ, Thủ tướng ký với dòng "TM. CHÍNH PHỦ" phía trên chức vụ "THỦ TƯỚNG".
KT. là ký thay. Dùng khi cấp phó ký thay cấp trưởng theo phân công. Một thông tư có dòng "KT. BỘ TRƯỞNG" rồi "THỨ TRƯỞNG" là thông tư của bộ trưởng, do thứ trưởng được phân công ký. Với nghị định, có thể gặp cả hai lớp: "TM. CHÍNH PHỦ", "KT. THỦ TƯỚNG", "PHÓ THỦ TƯỚNG".
Chức vụ đứng một mình. Khi người đứng đầu một cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng tự ký, dòng quyền hạn chỉ ghi chức vụ, như "BỘ TRƯỞNG" trên thông tư hay "THỦ TƯỚNG" trên quyết định của Thủ tướng.
TL., TUQ. trên văn bản quy phạm. Thừa lệnh và thừa uỷ quyền là cách ký hay gặp ở văn bản hành chính như công văn, thông báo. Bạn thường không gặp chúng trên văn bản quy phạm. Nếu tờ bạn đang cầm có chữ ký TL. hay TUQ., nhiều khả năng đó là văn bản hành chính, và giá trị của nó cần nhìn theo hướng khác.
Ai ký những văn bản thường gặp
Bảng dưới mô tả cách ký thường thấy trên các loại văn bản quy phạm. Chi tiết về thẩm quyền ký, ký thay của từng cơ quan do pháp luật về ban hành văn bản và quy chế làm việc của cơ quan đó quy định.
| Văn bản | Ai ký | Dòng quyền hạn thường thấy |
|---|---|---|
| Luật, nghị quyết của Quốc hội | Chủ tịch Quốc hội ký chứng thực | CHỦ TỊCH QUỐC HỘI |
| Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội | Chủ tịch Quốc hội | TM. UỶ BAN THƯỜNG VỤ QUỐC HỘI, CHỦ TỊCH |
| Nghị định | Thủ tướng, hoặc Phó Thủ tướng ký thay | TM. CHÍNH PHỦ, THỦ TƯỚNG (hoặc KT. THỦ TƯỚNG, PHÓ THỦ TƯỚNG) |
| Thông tư | Bộ trưởng, hoặc thứ trưởng ký thay | BỘ TRƯỞNG (hoặc KT. BỘ TRƯỞNG, THỨ TRƯỞNG) |
| Nghị quyết của Hội đồng nhân dân | Chủ tịch Hội đồng nhân dân | CHỦ TỊCH |
| Quyết định của Uỷ ban nhân dân | Chủ tịch, hoặc phó chủ tịch ký thay | TM. UỶ BAN NHÂN DÂN, CHỦ TỊCH (hoặc KT. CHỦ TỊCH, PHÓ CHỦ TỊCH) |
Với luật và pháp lệnh, ngoài chữ ký trên văn bản còn có lệnh công bố của Chủ tịch nước, là một văn bản riêng đi kèm. Khi tra bản gốc của một luật, bạn có thể thấy lệnh công bố đặt trước toàn văn luật. Lệnh này không thay đổi nội dung luật mà là bước để luật được công bố theo Hiến pháp.
Văn bản do cấp phó ký thay có giá trị như cấp trưởng ký không
Đây là câu hỏi hay gặp nhất về khối chữ ký. Câu trả lời ngắn: có. Khi cấp phó ký thay theo phân công, văn bản vẫn là văn bản của cấp trưởng hoặc của cơ quan, được ban hành bằng thẩm quyền của cấp trưởng. Một thông tư do thứ trưởng ký thay bộ trưởng là thông tư của bộ trưởng, đứng cùng tầng với mọi thông tư khác của bộ đó.
Vì vậy, khi đánh giá thứ bậc hay giá trị của văn bản, bạn nhìn tên loại và cơ quan ban hành, không nhìn chức vụ người đặt bút ký. Thông tư do thứ trưởng ký không thấp hơn thông tư do bộ trưởng ký; nghị định do Phó Thủ tướng ký thay vẫn là nghị định của Chính phủ.
Điều có ý nghĩa với người đọc ở đây là thông tin phụ: người ký thay thường là người được phân công phụ trách lĩnh vực đó. Biết ai ký giúp bạn hiểu văn bản thuộc mảng quản lý nào trong cơ quan, đôi khi hữu ích khi cần biết đơn vị nào nắm việc. Nó không phải căn cứ để nghi ngờ giá trị của văn bản.
Cũng vậy với văn bản của Uỷ ban nhân dân: quyết định do phó chủ tịch ký thay chủ tịch vẫn là quyết định của Uỷ ban nhân dân, áp dụng như mọi quyết định khác của cơ quan đó.
Danh sách nơi nhận nói gì
Cột "Nơi nhận" liệt kê các cơ quan, tổ chức được gửi văn bản. Với văn bản quy phạm, danh sách thường gồm cơ quan cấp trên, các cơ quan có trách nhiệm thi hành, cơ quan kiểm tra văn bản, nơi đăng Công báo và cổng thông tin điện tử, cuối cùng là dòng "Lưu" ghi bộ phận văn thư và đơn vị soạn thảo.
Danh sách này không xác định ai phải tuân theo văn bản; đối tượng áp dụng nằm ở điều đầu của phần nội dung. Một doanh nghiệp không có tên trong nơi nhận vẫn phải làm theo nghị định nếu thuộc đối tượng áp dụng. Ngược lại, có tên trong nơi nhận không có nghĩa là có thêm nghĩa vụ nào ngoài những gì văn bản quy định.
Với người đọc, nơi nhận có ích ở hai điểm. Nó cho thấy văn bản đã được gửi đi kiểm tra và đăng công khai theo quy trình, một dấu hiệu khi bạn muốn biết văn bản đã được công bố đến đâu. Và dòng "Lưu" thường có ký hiệu đơn vị soạn thảo, cùng với dòng "theo đề nghị của" ở phần căn cứ, giúp bạn biết đơn vị nào trực tiếp nắm nội dung.
Ví dụ giả định: đọc khối chữ ký của một thông tư
Giả sử bạn tải về một thông tư và thấy ở cuối, cột phải có ba dòng: "KT. BỘ TRƯỞNG", "THỨ TRƯỞNG", rồi họ tên một người. Cột trái có danh sách nơi nhận khá dài, dòng cuối là "Lưu: VT" kèm ký hiệu một cục thuộc bộ. Đây là ví dụ giả định để luyện cách đọc, không gắn với văn bản thật.
Từ ba dòng bên phải, bạn biết văn bản là thông tư của bộ trưởng, được một thứ trưởng ký thay. Giá trị và thứ bậc không khác gì thông tư bộ trưởng tự ký. Từ cột trái, bạn thấy văn bản đã gửi tới cơ quan kiểm tra văn bản và nơi đăng Công báo, nghĩa là nó đi theo đường công bố chính thức; ký hiệu cục ở dòng lưu cho biết đơn vị trực tiếp soạn, khớp với dòng "theo đề nghị của" ở phần căn cứ.
Ghép hai thông tin đó, bạn có câu trả lời thực tế: khi cần hỏi về cách hiểu một điều trong thông tư, cục được nêu là nơi nắm nội dung nhất. Còn khi đồng nghiệp lo rằng "thông tư này chỉ thứ trưởng ký nên chưa chắc", bạn có thể giải thích ngay vì sao lo lắng đó không có cơ sở. Toàn bộ việc đọc mất chưa tới một phút.
Những hiểu lầm hay gặp về phần chữ ký
Một số suy luận tưởng hợp lý nhưng không đúng khi đọc khối chữ ký:
- Văn bản do cấp phó ký thì "yếu" hơn hoặc dễ bị huỷ hơn. Giá trị văn bản không phụ thuộc người ký thay mà phụ thuộc thẩm quyền ban hành và nội dung.
- Bản trên mạng không có hình chữ ký và dấu thì không có giá trị. Bản đăng chính thức được trình bày lại bằng chữ; giá trị nằm ở văn bản đã ban hành, không ở hình ảnh.
- Không có tên trong nơi nhận thì không phải thi hành. Đối tượng thi hành xác định theo nội dung văn bản.
- Người ký đã thôi chức thì văn bản hết hiệu lực. Văn bản là của cơ quan, hiệu lực không gắn với nhiệm kỳ người ký.
- Văn bản có chữ ký TL. vẫn là văn bản quy phạm. Thừa lệnh thường thuộc văn bản hành chính, nên cần xem lại loại văn bản.
Nếu nghi ngờ một tờ giấy trong tay có thật sự là văn bản đã ban hành hay không, cách đúng là tra bản đăng trên Công báo hoặc cơ sở dữ liệu văn bản chính thức theo số hiệu, không phải tự thẩm định chữ ký và con dấu.
Câu hỏi thường gặp
Luật có chữ ký của Chủ tịch nước không?
Luật được Chủ tịch Quốc hội ký chứng thực. Chủ tịch nước công bố luật bằng một lệnh công bố riêng. Vì vậy khi tra bản gốc, bạn có thể thấy cả lệnh công bố của Chủ tịch nước và chữ ký chứng thực của Chủ tịch Quốc hội trên luật.
Thông tư do thứ trưởng ký có giá trị như bộ trưởng ký không?
Có. Thứ trưởng ký thay bộ trưởng theo phân công, văn bản vẫn là thông tư của bộ trưởng, được ban hành bằng thẩm quyền của bộ trưởng. Thứ bậc và giá trị của nó như mọi thông tư khác của bộ.
TM. và KT. khác nhau thế nào?
TM. là thay mặt một tập thể, dùng khi văn bản là của tập thể như Chính phủ, Uỷ ban nhân dân. KT. là ký thay, dùng khi cấp phó ký thay cấp trưởng. Một văn bản có thể có cả hai, ví dụ Phó Thủ tướng ký nghị định.
Danh sách nơi nhận có quyết định ai phải làm theo văn bản không?
Không. Ai phải tuân theo được xác định ở điều về đối tượng áp dụng và các điều nội dung. Nơi nhận chỉ là danh sách gửi văn bản để thi hành, kiểm tra, đăng công khai và lưu trữ.
Văn bản có chữ ký TL. là văn bản gì?
Thừa lệnh thường dùng ở văn bản hành chính như công văn, thông báo, khi người đứng đầu giao cho trưởng một đơn vị ký. Văn bản quy phạm thường không ký theo cách này. Gặp chữ ký TL., bạn nên xác định lại loại văn bản trước khi đánh giá giá trị.
Làm sao kiểm tra một văn bản có chữ ký là văn bản thật?
Cách chắc nhất là tra theo số hiệu trên Công báo hoặc cơ sở dữ liệu văn bản chính thức của Nhà nước, đối chiếu nội dung. Không nên tự thẩm định chữ ký hay con dấu. Khi nghi có giả mạo, hãy báo cơ quan ban hành hoặc cơ quan chức năng.