Muốn hiểu đúng một thông tư hướng dẫn, gần như luôn phải mở nghị định mà nó hướng dẫn bên cạnh, rồi ghép từng điều của thông tư với điều tương ứng của nghị định. Thông tư viết theo lối tiếp nối: nó giả định bạn đã biết nghị định nói gì, và chỉ bổ sung phần kỹ thuật, biểu mẫu, cách tính.
Người đọc một mình thông tư hay gặp cảm giác "thiếu đầu thiếu đuôi": điều khoản nhắc tới "đối tượng quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số…" mà không nói đối tượng đó là ai, hoặc hướng dẫn hồ sơ mà không nhắc thời hạn. Bài chỉ cách tìm đường nối giữa hai văn bản, lập một bảng đối chiếu đơn giản và tránh những lỗi ghép sai khiến hồ sơ bị trả lại.
Vì sao thông tư không đứng một mình được
Thông tư là tầng văn bản cuối trong chuỗi quy định chi tiết của trung ương. Khi nghị định giao bộ trưởng quy định mẫu đơn, cách tính hay chế độ báo cáo, thông tư chỉ trả lời đúng phần được giao. Nó không chép lại điều kiện, đối tượng, thời hạn đã có ở nghị định, vì kỹ thuật soạn văn bản yêu cầu tránh lặp lại nội dung của văn bản cấp trên.
Hệ quả là nghĩa của nhiều câu trong thông tư phụ thuộc vào nghị định. Một câu như "hồ sơ đề nghị quy định tại Điều 8 Nghị định số… được lập theo Mẫu số 02" chỉ có ý nghĩa đầy đủ khi bạn biết Điều 8 của nghị định đòi những giấy tờ gì. Ngược lại, đọc nghị định mà không đọc thông tư thì bạn biết cần những giấy tờ gì nhưng không biết trình bày theo mẫu nào.
Người làm kế toán, nhân sự, xuất nhập khẩu hay gặp tình huống này nhất, vì công việc của họ dựa nhiều vào biểu mẫu và cách tính nằm ở thông tư. Đọc song song không tốn nhiều thời gian hơn đọc riêng, nhưng giảm hẳn những lần phải nộp bổ sung chỉ vì hiểu nửa vời.
Tìm đường nối giữa hai văn bản
Phần căn cứ của thông tư. Dòng căn cứ nêu đích danh nghị định mà thông tư dựa vào. Một thông tư có thể căn cứ nhiều nghị định; khi đó bạn cần biết điều nào của thông tư hướng dẫn nghị định nào, thường đọc ra được từ điều về phạm vi.
Điều về phạm vi điều chỉnh của thông tư. Điều đầu tiên thường viết "Thông tư này quy định chi tiết khoản 3 Điều 12, khoản 2 Điều 20 Nghị định số…". Đây chính là danh sách đường nối. Chép nó ra trước khi đọc tiếp.
Câu giao trong nghị định. Mở nghị định, tìm các câu "Bộ trưởng Bộ… quy định", "theo mẫu do Bộ… ban hành". Mỗi câu như vậy phải có một chỗ trả lời trong thông tư; nếu không thấy, có thể nó nằm ở một thông tư khác của cùng bộ.
Câu dẫn chiếu trong thông tư. Những cụm "quy định tại", "theo quy định tại", "nêu tại" kèm số điều, khoản là chỗ thông tư mượn nội dung nghị định. Mỗi lần gặp, mở đúng điều đó trong nghị định ra đọc, đừng đoán.
Tên mẫu, tên phụ lục. Nghị định đôi khi nhắc "mẫu đơn đề nghị" mà không nói số mẫu, còn thông tư đánh số mẫu. Ghép theo nội dung mẫu chứ không theo số thứ tự, vì hai văn bản có thể đánh số khác nhau.
Bảng đối chiếu hai cột: mẫu để tự lập
Bảng dưới là ví dụ giả định cho một thủ tục đề nghị cấp giấy chứng nhận. Bạn có thể lập bảng tương tự cho việc của mình trên giấy hoặc bảng tính, mỗi dòng là một câu hỏi thực tế.
| Câu hỏi của bạn | Nghị định trả lời ở đâu | Thông tư trả lời ở đâu | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Ai phải làm thủ tục này? | Điều về đối tượng áp dụng | Thường không nhắc lại | Đọc cả phần loại trừ trong nghị định |
| Cần đạt điều kiện gì? | Điều về điều kiện | Chỉ tiêu kỹ thuật, cách chứng minh | Thông tư không được thêm điều kiện mới |
| Hồ sơ gồm những gì? | Điều về thành phần hồ sơ | Mẫu của từng giấy tờ | Ghép theo tên giấy tờ, không theo số mẫu |
| Nộp ở đâu, bao lâu có kết quả? | Điều về trình tự, thời hạn, cơ quan | Ít khi nhắc | Đối chiếu thêm nơi tiếp nhận hiện hành |
| Sau khi được cấp phải làm gì? | Điều về nghĩa vụ của cơ sở | Chế độ báo cáo, mẫu báo cáo | Đặt lịch báo cáo ngay khi nhận kết quả |
Cột ghi chú là nơi bạn ghi những chỗ còn chưa rõ. Sau một lần làm, bảng này thành tài liệu dùng lại cho lần gia hạn, cho nhân viên mới, hoặc để đưa cho người hỗ trợ pháp lý khi có vướng mắc.
Những câu dẫn chiếu dễ đọc nhầm
Câu dẫn chiếu kiểu "đối tượng quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều 5" khác với "đối tượng quy định tại khoản 1 Điều 5". Câu thứ nhất chỉ lấy hai điểm, câu thứ hai lấy cả khoản. Người đọc nhanh hay bỏ qua chữ "điểm a, b" và tưởng mọi đối tượng ở khoản 1 đều được hướng dẫn, trong khi thông tư chỉ nói về một phần.
Một bẫy khác là dẫn chiếu "theo quy định của pháp luật về…" mà không nêu số văn bản. Câu này đẩy bạn sang cả một lĩnh vực khác, ví dụ pháp luật về kế toán, về lao động. Thông tư không giải thích phần đó; bạn phải tự tìm văn bản của lĩnh vực được nhắc, và đôi khi đó là lúc nên hỏi người làm nghề cho nhanh.
Cũng cần chú ý số hiệu nghị định được dẫn. Khi một nghị định đã được sửa đổi hoặc thay thế, số điều có thể bị đánh lại, nên câu dẫn chiếu trong thông tư cũ có thể trỏ tới một điều nay mang nội dung khác. Việc xác định nên hiểu câu dẫn chiếu đó thế nào thuộc chuyên mục hiệu lực văn bản; ở bước đọc, bạn chỉ cần phát hiện ra sự lệch và đánh dấu để hỏi lại.
Ví dụ giả định: ghép chế độ báo cáo định kỳ
Ví dụ giả định: một cơ sở sản xuất nhỏ ở Bắc Ninh vừa được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện trong một lĩnh vực có quản lý chuyên ngành. Nghị định của lĩnh vực đó có một điều về nghĩa vụ của cơ sở, trong đó một khoản viết cơ sở phải báo cáo định kỳ tình hình hoạt động cho cơ quan quản lý, và bộ trưởng quy định nội dung, mẫu, thời hạn báo cáo.
Chủ cơ sở đọc tới đây chỉ biết mình có nghĩa vụ báo cáo, chưa biết báo cáo gì, khi nào, gửi ai. Mở thông tư của bộ, điều về phạm vi ghi rõ thông tư quy định chi tiết đúng khoản đó. Trong thông tư có một điều về kỳ báo cáo và thời hạn gửi, một điều về cách gửi, và phụ lục chứa mẫu báo cáo với các chỉ tiêu cần điền.
Ghép hai văn bản, chủ cơ sở có một dòng hoàn chỉnh trong bảng đối chiếu: nghĩa vụ báo cáo nằm ở nghị định, kỳ và thời hạn nằm ở thông tư, mẫu ở phụ lục thông tư, nơi nhận theo cơ quan quản lý được nghị định chỉ định. Nếu chỉ đọc nghị định, cơ sở dễ bỏ quên vì không thấy hạn cụ thể; nếu chỉ đọc thông tư, cơ sở có thể không hiểu vì sao mình thuộc diện phải báo cáo.
Ví dụ này cũng cho thấy giá trị của việc ghép sớm. Đặt lịch báo cáo ngay khi nhận giấy chứng nhận rẻ hơn rất nhiều so với việc phát hiện ra nghĩa vụ khi đoàn kiểm tra hỏi tới. Một cơ sở có thể chỉ có vài nghĩa vụ định kỳ, nhưng chúng thường nằm rải rác trong ba bốn văn bản khác nhau.
Lỗi hay gặp khi ghép hai văn bản
Những lỗi dưới đây thường không gây hậu quả lớn ngay, nhưng làm hồ sơ phải bổ sung nhiều lần hoặc làm báo cáo bị trả lại.
- Dùng thông tư của một bộ để hướng dẫn nghị định mà bộ khác được giao. Hai bộ có thể cùng có thông tư trong một lĩnh vực rộng, nhưng chỉ một bộ được giao phần bạn đang làm.
- Ghép mẫu của thông tư cũ với điều kiện của nghị định mới. Khi nghị định được thay thế, bộ thường ban hành thông tư mới kèm mẫu mới; kiểm cả hai cùng thời điểm.
- Hiểu chỉ tiêu trong thông tư là điều kiện bổ sung. Chỉ tiêu kỹ thuật cụ thể hoá điều kiện đã có, không phải điều kiện thứ hai đặt chồng lên.
- Bỏ qua điều khoản chuyển tiếp của thông tư. Mẫu mới có thể chỉ bắt buộc sau một thời gian, trong lúc đó mẫu cũ vẫn được nhận.
- Đọc thông tư hợp nhất hoặc bản tổng hợp không chính thức mà không đối chiếu bản gốc. Bản tổng hợp tiện để đọc nhanh nhưng có thể sót phần sửa mới nhất.
Quy trình đọc song song trong năm bước
Áp dụng được cho hầu hết cặp nghị định và thông tư, từ chế độ kế toán tới thủ tục cấp giấy chứng nhận.
- Chép danh sách điều khoản của nghị định mà thông tư nói là nó hướng dẫn, lấy từ điều về phạm vi của thông tư.
- Mở nghị định, đánh dấu những điều trong danh sách đó và đọc chúng trước.
- Đọc thông tư theo thứ tự, mỗi khi gặp câu dẫn chiếu thì lật sang điều tương ứng của nghị định.
- Ghi từng cặp điều vào bảng đối chiếu, kèm câu hỏi thực tế mà cặp đó trả lời.
- Kiểm cả hai văn bản đã có văn bản sửa đổi chưa; nếu có, cập nhật bảng trước khi dùng.
Khi làm quen, bước một và hai chỉ mất vài phút. Phần tốn thời gian nhất là bước ba, nhưng đó cũng là bước giúp bạn hiểu thật sự thủ tục của mình thay vì làm theo một danh sách giấy tờ chép lại từ người khác.
Câu hỏi thường gặp
Có cần đọc nghị định nếu đã có thông tư hướng dẫn không?
Có. Thông tư thường không chép lại điều kiện, đối tượng, thời hạn đã nằm trong nghị định. Chỉ đọc thông tư sẽ thiếu những nội dung đó, và nhiều câu trong thông tư chỉ hiểu được khi biết điều nghị định mà nó dẫn chiếu.
Làm sao biết thông tư hướng dẫn những điều nào của nghị định?
Đọc điều đầu tiên của thông tư về phạm vi điều chỉnh. Điều này thường liệt kê cụ thể các điều, khoản của nghị định mà thông tư quy định chi tiết. Phần căn cứ ở đầu thông tư cho biết nghị định nào làm nền.
Thông tư và nghị định đánh số mẫu khác nhau thì theo cái nào?
Ghép theo nội dung và tên giấy tờ chứ không theo số thứ tự. Mẫu dùng để nộp là mẫu trong văn bản được giao ban hành mẫu, thường là thông tư, trừ khi nghị định tự kèm mẫu ở phụ lục.
Câu "theo quy định của pháp luật về…" trong thông tư nghĩa là gì?
Đó là câu dẫn chiếu sang cả một lĩnh vực pháp luật khác mà không nêu văn bản cụ thể. Bạn cần tự xác định văn bản đang điều chỉnh lĩnh vực đó, hoặc hỏi người làm nghề nếu lĩnh vực đó xa với công việc của mình.
Bản tổng hợp nghị định và thông tư trên mạng có dùng được không?
Có thể dùng để đọc nhanh, nhưng trước khi nộp hồ sơ hoặc trích dẫn nên đối chiếu bản gốc đăng công báo hoặc cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật. Bản tổng hợp không chính thức dễ thiếu phần sửa mới nhất hoặc thiếu phụ lục.