Khi văn bản viết cơ quan "có thể", "được xem xét", "trong trường hợp cần thiết", người soạn đang trao cho cơ quan một quyền cân nhắc: được làm hoặc không, tuỳ tình huống. Nhưng quyền cân nhắc luôn có giới hạn: phải nằm trong mục đích của điều luật, theo trình tự luật định, và với thủ tục hành chính, không được đòi giấy tờ ngoài danh mục đã công bố.
Người dân và doanh nghiệp gặp các chữ này nhiều nhất ở thủ tục xin phép, kiểm tra, xử lý vi phạm. Đọc sai theo một chiều, bạn tưởng "có thể" là "kiểu gì cũng được", rồi bất ngờ khi bị từ chối. Đọc sai theo chiều kia, bạn tưởng cơ quan muốn đòi gì cũng được, rồi chạy theo những yêu cầu không có căn cứ. Bài giải thích các nhóm chữ mở, giới hạn của chúng, và cách phản hồi khi bị yêu cầu thêm.
Các nhóm chữ mở thường gặp
Bảng nêu nghĩa thông dụng của các chữ mở khi chủ thể là cơ quan nhà nước. Ví dụ đều là ví dụ giả định.
| Chữ trong văn bản | Nghĩa | Ví dụ giả định | Điều bạn nên làm |
|---|---|---|---|
| "có thể", "được" | Cơ quan có quyền lựa chọn làm hay không | "Cơ quan kiểm tra có thể lấy mẫu sản phẩm" | Chuẩn bị cho cả hai khả năng; không mặc định sẽ không xảy ra |
| "trong trường hợp cần thiết" | Cơ quan đánh giá có cần hay không | "Trường hợp cần thiết, cơ quan tiếp nhận tổ chức kiểm tra thực tế" | Hỏi lý do cần thiết khi bị áp dụng; ghi nhận câu trả lời |
| "xem xét", "xem xét quyết định" | Có quyền chấp thuận hoặc không, sau khi cân nhắc | "Cơ quan có thẩm quyền xem xét gia hạn" | Trình bày lý do và chứng cứ đầy đủ, vì kết quả không tự động |
| "hợp lý", "phù hợp", "chính đáng" | Tiêu chuẩn mở, đánh giá theo tình huống | "Có lý do chính đáng thì được nộp muộn" | Ghi lại sự kiện cụ thể chứng minh tính chính đáng |
| "giấy tờ khác có liên quan", "tài liệu khác" | Cụm mở trong danh mục hồ sơ, nay bị hạn chế mạnh trong thủ tục hành chính | "Các giấy tờ khác có liên quan (nếu có)" | Đối chiếu danh mục hồ sơ đã công bố của thủ tục |
Dòng cuối cần đọc kỹ nhất. Chữ "có thể" và "khi cần thiết" là công cụ hợp pháp để cơ quan xử lý tình huống thật; còn cụm "giấy tờ khác" trong danh mục hồ sơ là thứ mà chính sách cải cách thủ tục hành chính nhiều năm nay tìm cách loại bỏ, vì nó mở cửa cho yêu cầu tuỳ tiện.
Quyền cân nhắc không phải quyền tuỳ tiện
Một nguyên lý nền của pháp luật hành chính là cơ quan nhà nước chỉ được làm những gì pháp luật cho phép, theo đúng thẩm quyền và trình tự. Khi luật trao quyền "có thể", nó trao quyền chọn giữa các phương án hợp pháp, không trao quyền làm điều luật không cho. Ví dụ giả định: "có thể lấy mẫu kiểm nghiệm" cho phép chọn lấy hay không lấy mẫu, không cho phép giữ hàng hoá vô thời hạn với lý do đang cân nhắc.
Quyền cân nhắc còn bị ràng buộc bởi mục đích của điều luật. Nếu điều luật cho phép kiểm tra thực tế "khi cần thiết" để xác minh điều kiện an toàn, thì việc kiểm tra phải nhằm xác minh an toàn, không nhằm một mục đích khác. Cân nhắc cũng phải nhất quán: những hồ sơ giống nhau về bản chất mà bị xử lý khác nhau không có lý do là dấu hiệu cần phản ánh.
Một chữ mở cũng không xoá được các mốc cứng đi kèm. Ví dụ giả định: "trường hợp cần thiết, cơ quan có thể kéo dài thời hạn giải quyết nhưng không quá 10 ngày và phải thông báo cho người nộp". Quyền kéo dài là quyền cân nhắc; mức tối đa và nghĩa vụ thông báo là bắt buộc. Khi đọc, tách hai phần này ra để biết phần nào cơ quan được chọn, phần nào cơ quan phải làm.
Ngoài ra, khi cơ quan quyết định theo hướng bất lợi cho bạn, như từ chối, không gia hạn, yêu cầu bổ sung, thì nhiều thủ tục đòi hỏi phải trả lời bằng văn bản và nêu lý do. Văn bản đó là căn cứ để bạn sửa hồ sơ, hoặc khiếu nại, khởi kiện nếu thấy quyết định không đúng. Các bước khiếu nại, khởi kiện thuộc các trang chuyên về chủ đề đó.
"Giấy tờ khác có liên quan": vì sao bạn nên hỏi lại
Theo cơ chế kiểm soát thủ tục hành chính hiện hành, mỗi thủ tục phải được công bố công khai với thành phần hồ sơ, số lượng, thời hạn, cơ quan giải quyết, mẫu đơn. Danh mục đó được niêm yết tại nơi tiếp nhận và đăng trên Cổng dịch vụ công. Nguyên tắc chung là cán bộ không được yêu cầu nộp thêm giấy tờ ngoài thành phần hồ sơ đã công bố.
Vì vậy khi được yêu cầu "bổ sung thêm giấy tờ liên quan" mà không nêu tên giấy tờ cụ thể, bạn có quyền hỏi rõ: giấy tờ gì, căn cứ vào văn bản và thủ tục nào. Hỏi lịch sự, ghi lại câu trả lời, và đối chiếu với danh mục hồ sơ đã công bố của thủ tục đó. Nếu yêu cầu nằm trong danh mục, bạn bổ sung. Nếu không, bạn đề nghị hướng dẫn bằng văn bản hoặc phản ánh qua kênh tiếp nhận phản ánh, kiến nghị về thủ tục hành chính.
Cũng có trường hợp yêu cầu thêm là hợp lý về bản chất: hồ sơ có điểm mâu thuẫn cần làm rõ, hoặc thủ tục có thành phần "nếu có" áp vào tình huống của bạn. Khi đó cung cấp nhanh thường có lợi hơn tranh luận. Điểm mấu chốt là phân biệt yêu cầu có căn cứ với yêu cầu không có căn cứ, và điều đó chỉ làm được khi bạn biết danh mục hồ sơ chính thức của thủ tục.
Khi bị yêu cầu thêm trên cơ sở một chữ mở: sáu bước
Trình tự sau giúp bạn vừa hợp tác vừa giữ được căn cứ, không biến một lần nộp hồ sơ thành chuỗi đi lại vô tận.
- Hỏi rõ yêu cầu cụ thể là gì: giấy tờ nào, nội dung gì, thời hạn bổ sung.
- Hỏi căn cứ: thủ tục nào, văn bản nào, điểm nào trong danh mục hồ sơ đã công bố.
- Đề nghị nhận phiếu hướng dẫn hoặc thông báo bổ sung bằng văn bản, ghi đủ các nội dung cần bổ sung một lần.
- Đối chiếu với danh mục hồ sơ của thủ tục trên Cổng dịch vụ công hoặc bản niêm yết tại nơi tiếp nhận.
- Nếu yêu cầu có căn cứ, bổ sung đúng và đủ trong thời hạn; nếu không có căn cứ, trình bày lại bằng văn bản, dẫn danh mục đã công bố.
- Khi không giải quyết được ở nơi tiếp nhận, dùng kênh phản ánh, kiến nghị về thủ tục hành chính, hoặc khiếu nại khi đã có quyết định từ chối.
Bước ba quan trọng hơn vẻ ngoài: yêu cầu bổ sung bằng văn bản buộc người yêu cầu cân nhắc kỹ, và giúp bạn tránh tình trạng mỗi lần đến lại được yêu cầu thêm một thứ khác.
Chiều ngược lại: chữ mở cũng có lợi cho bạn
"Có thể được gia hạn, miễn, giảm". Những quy định cho cơ quan quyền xem xét gia hạn, miễn, giảm là cánh cửa bạn có thể gõ. Kết quả không tự động, nhưng chuẩn bị tốt lý do và chứng cứ làm tăng khả năng được chấp thuận. Không xin thì chắc chắn không có.
"Lý do chính đáng", "sự kiện bất khả kháng". Những tiêu chuẩn mở này cho phép bạn trình bày hoàn cảnh riêng: ốm đau có giấy tờ y tế, thiên tai có xác nhận, sự cố hệ thống có thông báo. Giữ chứng cứ ngay khi sự việc xảy ra, vì về sau rất khó dựng lại.
"Xem xét hỗ trợ" trong chính sách của tỉnh. Nhiều chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ, hộ sản xuất được viết theo kiểu "được xem xét hỗ trợ" kèm điều kiện và hạn mức. Đọc kỹ điều kiện, nộp hồ sơ đúng hạn, và hỏi rõ tiêu chí xét chọn khi số suất hỗ trợ có hạn. Chính sách có ngân sách giới hạn thường xét theo thứ tự hoặc theo tiêu chí ưu tiên, nên nộp sớm và đủ là lợi thế thật.
"Tình tiết giảm nhẹ" trong xử lý vi phạm. Khi bị xử lý vi phạm hành chính, việc tự nguyện khai báo, khắc phục hậu quả là những tình tiết cơ quan có thể xem xét. Đây là quyền cân nhắc có lợi cho người vi phạm, và bạn được trình bày chúng trong quá trình xử lý.
Chữ mở trong giấy tờ của chính bạn
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cũng viết chữ mở trong hợp đồng, nội quy, quy chế, và cũng phải chịu hệ quả của chúng. Một nội quy viết "công ty có thể kỷ luật người lao động vi phạm" mà không nói vi phạm nào, hình thức nào, trình tự ra sao là nội quy khó áp dụng, vì pháp luật lao động đòi hỏi hành vi bị kỷ luật và hình thức xử lý phải được quy định rõ trong nội quy và thực hiện đúng trình tự.
Trong hợp đồng, chữ "khi cần thiết, bên A có quyền điều chỉnh giá" là điều khoản dễ sinh tranh chấp: cần thiết theo tiêu chí nào, báo trước bao lâu, điều chỉnh tối đa bao nhiêu. Nếu bạn là bên soạn, viết rõ các tiêu chí đó giúp điều khoản có giá trị thật. Nếu bạn là bên ký, chữ mở trao quyền cho bên kia là chỗ nên đề nghị viết lại trước khi đặt bút.
Quy tắc chung khi tự soạn: chữ mở chỉ nên dùng khi bạn thật sự muốn chừa chỗ cân nhắc, và đi kèm ít nhất một trong ba thứ: tiêu chí đánh giá, giới hạn trên dưới, hoặc thủ tục thông báo. Thiếu cả ba, chữ mở trở thành nguồn tranh cãi mà khi ra toà, câu chữ mơ hồ có thể được hiểu theo hướng bất lợi cho chính bên đã soạn, nhất là trong hợp đồng theo mẫu.
Câu hỏi thường gặp
"Có thể" trong luật có nghĩa là đương nhiên được không?
Không. "Có thể" nghĩa là chủ thể được quyền làm hoặc không làm. Khi chủ thể là cơ quan nhà nước, kết quả phụ thuộc vào việc cơ quan cân nhắc trong giới hạn luật cho. Bạn nên chuẩn bị cho cả hai khả năng và trình bày lý do, chứng cứ nếu muốn kết quả có lợi.
Cán bộ yêu cầu giấy tờ ngoài danh mục thì có bắt buộc phải nộp không?
Nguyên tắc chung là không được yêu cầu thêm giấy tờ ngoài thành phần hồ sơ đã công bố. Bạn nên hỏi rõ căn cứ, đối chiếu danh mục trên Cổng dịch vụ công, và đề nghị hướng dẫn bằng văn bản. Nếu yêu cầu không có căn cứ, có thể phản ánh qua kênh tiếp nhận phản ánh, kiến nghị.
"Trường hợp cần thiết" do ai quyết định?
Thường do cơ quan hoặc người có thẩm quyền được nêu trong điều luật quyết định. Tuy nhiên quyết định đó phải phục vụ mục đích của điều luật và có lý do. Khi bị áp dụng theo hướng bất lợi, bạn có quyền hỏi lý do và đề nghị trả lời bằng văn bản.
Văn bản ghi "các giấy tờ khác (nếu có)" thì hiểu thế nào?
Cụm này thường chỉ những giấy tờ chỉ cần nộp khi tình huống của bạn có phát sinh, ví dụ giấy uỷ quyền khi nộp thay. Nó không phải cửa để đòi bất kỳ giấy tờ gì. Khi không rõ, hỏi cán bộ tình huống nào phải nộp và căn cứ ở đâu.
Bị từ chối dựa vào quyền cân nhắc thì có khiếu nại được không?
Được, nếu quyết định từ chối là quyết định hành chính ảnh hưởng tới quyền lợi của bạn. Quyền cân nhắc không đứng ngoài việc kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý. Đề nghị văn bản trả lời có nêu lý do, rồi tham khảo trình tự khiếu nại hoặc khởi kiện hành chính.