Bản luật, nghị định, thông tư mà bạn đọc trên các trang tổng hợp, diễn đàn hay nhóm chat phần lớn là bản đã qua tay người khác: gõ lại, quét chữ từ ảnh hoặc chuyển định dạng. Mỗi lần chuyển là một lần có thể sai, và những chỗ hay sai lại thường là chỗ quan trọng nhất: phụ lục, bảng mức, con số và các chữ phủ định.
Bài này không bảo bạn bỏ các trang tổng hợp; chúng tiện cho việc đọc và tìm. Bài chỉ ra bảy kiểu sai thường gặp, dấu hiệu nhận ra một bản đáng ngờ và một quy trình đối chiếu ngắn, để trước khi chép một câu luật vào hợp đồng, nội quy hay văn bản gửi cơ quan nhà nước, bạn biết câu đó khớp với bản chính thức.
Vì sao bản trên mạng lệch bản chính thức
Văn bản gốc thường được công bố dưới dạng tệp có chữ ký hoặc ảnh quét. Để người đọc tìm kiếm và sao chép được, các trang đăng lại phải chuyển chúng thành chữ. Có ba cách hay dùng: gõ lại bằng tay, cho máy nhận dạng chữ từ ảnh quét, hoặc chép từ tệp văn bản rồi dàn trang lại cho hợp giao diện web. Cách nào cũng có điểm yếu riêng.
Gõ tay dễ sót chữ, sót dòng, nhất là ở những đoạn liệt kê dài. Nhận dạng chữ tự động hay nhầm các ký tự trông giống nhau: số 0 và chữ O, số 1 và chữ l, dấu phẩy và dấu chấm trong con số. Dàn trang lại làm vỡ bảng, gộp hai cột thành một hoặc đẩy một dòng sang ô khác. Ngoài ra, có trang tự ghép các lần sửa đổi vào văn bản gốc để người đọc tiện xem, nhưng không ghi rõ chỗ nào đã được ghép, ghép theo văn bản nào.
Không trang nào cố ý sai. Vấn đề là người đọc thường không biết bản mình đang xem đã đi qua những bước nào. Vì thế, với việc quan trọng, cách an toàn là coi mọi bản chép lại là bản để đọc, còn bản để trích dẫn phải lấy từ Công báo hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.
Bảy lỗi hay gặp nhất
Thiếu phụ lục. Phần lời dừng ở chữ ký, trong khi danh mục ngành nghề, biểu mẫu, bảng mức nằm ở phụ lục và là một bộ phận của văn bản. Đây là lỗi phổ biến nhất, vì phụ lục thường là tệp riêng, dài và khó chuyển định dạng.
Bảng bị vỡ. Cột "mức tối thiểu" và "mức tối đa" bị gộp, dòng của mục này rơi sang mục khác. Người đọc thấy số nhưng gán nhầm số đó cho hành vi hay đối tượng khác.
Sai ký tự trong con số. Một khoản tiền, một tỷ lệ phần trăm, một mốc diện tích bị đọc nhầm khi quét chữ. Sai một ký tự có thể làm con số lệch hàng chục lần.
Rơi mất chữ phủ định hoặc điều kiện. Chữ "không", cụm "trừ trường hợp", "trong thời hạn" bị sót khi gõ lại. Câu vẫn đọc trôi chảy nhưng nghĩa đảo ngược.
Nhầm dự thảo với văn bản đã ký. Dự thảo được đăng rộng rãi để lấy ý kiến, có khi còn được chia sẻ nhiều hơn văn bản chính thức. Người tra gặp dự thảo trước và tưởng đó là văn bản đã ban hành.
Bản tự ghép sửa đổi không ghi chú. Trang đăng lại thay sẵn nội dung sửa đổi vào văn bản gốc mà không ghi rõ theo văn bản nào. Bạn không biết câu mình đọc là của văn bản gốc hay văn bản sửa đổi, ban hành năm nào.
Thông tin thuộc tính sai. Ngày ban hành, ngày có hiệu lực, cơ quan ban hành ghi ở đầu trang tổng hợp lệch so với chính văn bản. Người dùng chép phần thuộc tính này vào căn cứ mà không mở văn bản ra xem.
Dấu hiệu nhận ra một bản đáng ngờ
Không cần đọc hết văn bản mới phát hiện được vấn đề. Một vài dấu hiệu bề ngoài đủ để bạn dừng lại và tìm bản chính thức trước khi dùng:
- Phần lời nhắc "Phụ lục I", "Mẫu số 01" nhưng cuối trang không có phụ lục hay mẫu nào.
- Không thấy phần chữ ký, nơi nhận, hoặc phần đầu thiếu số hiệu, ngày ban hành.
- Có chữ "dự thảo", "lần 2", "bản trình" ở đầu hoặc chân trang, hoặc số hiệu để trống.
- Bảng có những ô trống bất thường, dòng có số mà không có tên mục, hoặc số cột ở các dòng không bằng nhau.
- Trong văn bản xuất hiện ghi chú kiểu "được sửa đổi bởi" mà không nêu văn bản cụ thể.
- Câu văn ở một số chỗ ngắt quãng lạ, thiếu chữ, hoặc có ký tự lạ xen vào giữa con số.
- Số điều đánh không liên tục, chẳng hạn từ Điều 12 nhảy sang Điều 14.
Gặp một trong các dấu hiệu này không có nghĩa bản đó sai hoàn toàn, chỉ có nghĩa bạn chưa được phép tin nó. Với những đoạn mình định dùng, hãy mở bản chính thức để đối chiếu.
Đối chiếu nhanh với bản chính thức
Đối chiếu không có nghĩa đọc lại cả văn bản. Bạn chỉ cần soát những phần mình sẽ dùng, theo trình tự sau:
- Mở bản chính thức trên cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật hoặc Công báo, ưu tiên bản gốc dạng ảnh quét hoặc tệp có chữ ký.
- So phần đầu: tên loại, số hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành, trích yếu. Lệch bất cứ chi tiết nào là có thể đang nhầm văn bản.
- Tìm đúng điều, khoản, điểm mình định dùng trong bản chính thức, đọc to từng chữ và so với bản chép lại.
- Với con số, so từng ký tự, kể cả đơn vị tính và dấu phân cách hàng nghìn.
- Với bảng, đọc theo dòng: tên mục ở cột đầu phải đi đúng với con số ở các cột sau.
- Đọc thêm khoản liền trước và liền sau để chắc không có câu loại trừ bị bỏ sót.
- Ghi chú lại nguồn và ngày đã đối chiếu ngay cạnh đoạn trích trong bản nháp của bạn.
Với một hai điều khoản, việc này mất chừng mươi phút. So với rủi ro dẫn sai trong một hợp đồng giá trị lớn hay một văn bản giải trình với cơ quan thuế, đó là khoản thời gian đáng bỏ ra.
Soát kỹ chỗ nào theo từng loại việc
Mỗi loại giấy tờ có điểm yếu riêng. Bảng này chỉ ra phần văn bản bạn cần soát kỹ nhất tuỳ việc mình đang làm.
| Việc đang làm | Phần phải soát kỹ | Lỗi dễ gặp |
|---|---|---|
| Soạn hợp đồng | Điều khoản về nghĩa vụ, phạt, bồi thường bạn dẫn vào | Sót "trừ trường hợp", dẫn văn bản đã sửa |
| Làm hồ sơ thủ tục | Phụ lục thành phần hồ sơ, biểu mẫu | Thiếu phụ lục, dùng mẫu của bản cũ |
| Đọc quy định xử phạt | Bảng hành vi và khung tiền | Vỡ bảng, gán khung tiền nhầm hành vi |
| Tính phí, lệ phí theo quy định của tỉnh | Biểu mức kèm nghị quyết | Nhầm tỉnh, nhầm biểu của năm khác |
| Soạn nội quy, quy chế | Điều luật về quyền và nghĩa vụ bạn chép vào | Chép bản tự ghép, không rõ nguồn |
| Trả lời cơ quan nhà nước | Đúng câu chữ của điều khoản trích dẫn | Thiếu chữ, sai dấu câu, sai số thứ tự |
Khi thời gian có hạn, hãy dồn công cho cột giữa. Phần còn lại của văn bản có sai sót nhỏ cũng ít khi ảnh hưởng tới việc của bạn.
Khi chính bản chính thức cũng khó đọc
Có những trường hợp bản trên nguồn chính thức là ảnh quét mờ, phụ lục khổ ngang bị xoay, chữ trong bảng nhỏ tới mức phóng to vẫn nhoè. Văn bản càng cũ thì chuyện này càng hay gặp. Lúc đó người đọc dễ quay về bản chữ trên trang tổng hợp vì dễ nhìn hơn, và vô tình mang theo các lỗi đã kể ở trên.
Cách xử lý hợp lý là dùng bản chữ để đọc, còn bản quét để kiểm đúng những chỗ mình cần: con số, tên mục, chữ phủ định. Phóng to riêng vùng đó, đọc chậm, nếu vẫn không chắc một ký tự thì ghi chú lại thay vì đoán. Với phụ lục, đôi khi cơ quan ban hành hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ có bản mẫu dạng tệp sạch; hỏi họ thường nhanh hơn tự dựng lại.
Nếu một con số quyết định nghĩa vụ của bạn, chẳng hạn mức thu hay ngưỡng diện tích, mà bản chính thức không đọc rõ, đừng tự chọn phương án có lợi cho mình. Hãy gửi câu hỏi bằng văn bản tới cơ quan quản lý lĩnh vực đó và lưu lại câu trả lời. Câu trả lời ấy không thay được văn bản quy phạm, nhưng cho thấy bạn đã cẩn trọng và cho bạn một căn cứ để làm việc tiếp.
Sai do chính mình chép lại
Không phải lỗi nào cũng đến từ trang web. Khi bạn sao chép một đoạn luật dán vào hợp đồng hay nội quy, định dạng có thể thay đổi: dấu đầu dòng a, b, c biến mất, hai điểm dính vào nhau, đoạn xuống dòng bị gộp. Người đọc sau không còn biết đâu là điểm a, đâu là điểm b. Cách khắc phục đơn giản là dán dưới dạng chữ thuần rồi tự đánh lại ký hiệu theo bản chính thức.
Một nguồn sai khác ngày càng phổ biến là nhờ công cụ trí tuệ nhân tạo tóm tắt hoặc tìm điều luật. Công cụ có thể trả về số điều, số hiệu nghe rất hợp lý nhưng không tồn tại, hoặc trộn quy định của hai văn bản. Bất kỳ trích dẫn nào có nguồn gốc như vậy cũng phải được mở ra đối chiếu với bản chính thức trước khi dùng, không có ngoại lệ.
Cuối cùng là lỗi lấy bản cũ trong máy. Nhiều người lưu sẵn một tệp luật từ vài năm trước và cứ thế dùng lại. Trước khi trích dẫn cho một việc mới, hãy tải lại bản từ nguồn chính thức, xem có văn bản sửa đổi nào ra đời từ đó tới nay không. Việc văn bản còn hay hết hiệu lực là một câu hỏi riêng cần kiểm kỹ hơn, nhưng ít nhất bạn sẽ không dẫn một câu chữ đã bị thay từ lâu.
Câu hỏi thường gặp
Trang tổng hợp có ghi "văn bản gốc" thì có tin được không?
Nhiều trang có đính kèm tệp gốc dạng ảnh quét hoặc tệp có chữ ký, đó là phần tin được hơn bản chữ. Nhưng nhãn "văn bản gốc" do trang tự đặt, nên bạn vẫn nên kiểm số hiệu, ngày ký và đối chiếu với nguồn chính thức khi dùng cho việc quan trọng.
Làm sao biết bản mình đang xem là dự thảo?
Dự thảo thường có chữ "dự thảo" ở góc trang, số hiệu bỏ trống hoặc chỉ có dấu chấm, không có ngày ký và không có chữ ký. Nếu tìm trên cơ sở dữ liệu quốc gia mà không thấy văn bản đó, khả năng cao bạn đang cầm dự thảo hoặc văn bản chưa ban hành.
Phụ lục bị thiếu thì tìm ở đâu?
Phụ lục ban hành kèm văn bản được đăng cùng văn bản trên Công báo và cơ sở dữ liệu quốc gia, thường ở dạng tệp riêng. Nếu vẫn không thấy, bạn có thể đề nghị cơ quan ban hành hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ cung cấp mẫu đang dùng.
Bản tự ghép sửa đổi trên trang tổng hợp có dùng được không?
Bản đó tiện để đọc nhanh, nhưng khi trích dẫn bạn cần biết câu mình dùng nằm ở văn bản nào. Hãy dẫn theo văn bản gốc và văn bản sửa đổi chính thức, hoặc theo văn bản hợp nhất do cơ quan nhà nước công bố, thay vì theo bản tự ghép.
Có cần đối chiếu mọi văn bản trước khi dùng không?
Không cần đọc lại toàn bộ. Bạn chỉ đối chiếu những điều khoản mình sẽ trích dẫn, những con số mình sẽ dùng và phụ lục mình sẽ áp. Với việc đọc để hiểu chung, bản trên trang tổng hợp thường đủ dùng.
Đã lỡ dẫn sai vào hợp đồng thì phải làm gì?
Nếu chỉ sai câu chữ ở phần căn cứ, hai bên có thể ký phụ lục hoặc văn bản đính chính. Nếu điều khoản sai làm thay đổi quyền, nghĩa vụ, nên trao đổi lại với bên kia và cân nhắc nhờ người làm nghề luật xem xét trước khi sửa.