Quyết định nội bộ của công ty, như bổ nhiệm trưởng phòng, kỷ luật một nhân viên hay ban hành quy chế chi tiêu, nên có ba tầng căn cứ: căn cứ pháp luật, căn cứ thẩm quyền trong điều lệ hoặc quy chế, và căn cứ sự việc như tờ trình, biên bản. Tầng nào cũng có việc riêng; thiếu một tầng là thiếu một mắt xích khi quyết định bị đem ra xem xét.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ soạn quyết định bằng cách mở một quyết định cũ, sửa tên người, sửa ngày rồi in ký. Phần căn cứ vì thế thường mang theo văn bản không liên quan hoặc thiếu đúng dòng quan trọng nhất. Bài này giải thích từng tầng căn cứ, đưa ra bảng gợi ý cho các loại quyết định hay gặp, và dành riêng một mục cho quyết định kỷ luật lao động, nơi phần căn cứ phải chặt hơn cả.
Ba tầng căn cứ của một quyết định nội bộ
Tầng thứ nhất là căn cứ pháp luật: văn bản nào cho phép hoặc yêu cầu doanh nghiệp làm việc này. Với quyết định bổ nhiệm người quản lý, đó là Luật Doanh nghiệp năm 2020. Với quyết định kỷ luật, đó là Bộ luật Lao động năm 2019. Tầng này không cần dài; một hai văn bản đúng là đủ.
Tầng thứ hai là căn cứ thẩm quyền: văn bản nội bộ nào trao cho người ký quyền ký quyết định này. Thường đó là điều lệ công ty, quy chế quản trị nội bộ, quyết định phân cấp hoặc giấy uỷ quyền. Đây là tầng hay bị bỏ sót nhất, trong khi lại trả lời câu hỏi mà mọi người xem xét quyết định sẽ hỏi đầu tiên: người này có quyền ký không.
Tầng thứ ba là căn cứ sự việc: điều gì đã xảy ra dẫn tới quyết định. Tờ trình của trưởng bộ phận, biên bản họp hội đồng thành viên, biên bản họp xử lý kỷ luật, kết quả đánh giá cuối năm. Phần này thường mở bằng "Căn cứ biên bản…" hoặc "Xét đề nghị của…". Ghi rõ số, ngày của tài liệu giúp người đọc lần ra hồ sơ gốc.
Ba tầng xếp theo thứ tự: pháp luật trước, nội bộ sau, sự việc cuối cùng. Thứ tự đó phản ánh logic của quyết định: luật cho phép, điều lệ trao quyền, sự việc đủ điều kiện, nên người có thẩm quyền quyết định.
Căn cứ thẩm quyền: dòng quan trọng nhất
Luật Doanh nghiệp chia thẩm quyền giữa các cơ quan trong công ty: đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, chủ tịch công ty, giám đốc hoặc tổng giám đốc. Mỗi loại hình công ty có cách chia khác nhau, và điều lệ của từng công ty có thể cụ thể hoá thêm. Ví dụ, việc bổ nhiệm một số chức danh quản lý có thể thuộc hội đồng quản trị, trong khi bổ nhiệm trưởng phòng thường thuộc giám đốc, tuỳ điều lệ.
Vì vậy dòng căn cứ thẩm quyền phải chỉ đúng chỗ trao quyền. Ghi "Căn cứ Điều lệ Công ty" là tối thiểu; ghi thêm điều cụ thể của điều lệ nếu bạn đã kiểm thì càng tốt. Khi người ký không phải người có thẩm quyền gốc mà ký theo uỷ quyền, phần căn cứ cần có thêm dòng dẫn giấy uỷ quyền hoặc quyết định phân cấp, kèm số và ngày.
Một sai sót hay gặp ở doanh nghiệp nhỏ là giám đốc ký quyết định thuộc thẩm quyền của hội đồng thành viên, chẳng hạn quyết định về tiền lương của chính giám đốc hoặc phê duyệt hợp đồng có giá trị lớn mà điều lệ dành cho hội đồng. Phần căn cứ viết đẹp đến đâu cũng không sửa được việc ký sai thẩm quyền. Ngược lại, khi phải viết dòng căn cứ thẩm quyền, người soạn buộc phải mở điều lệ ra kiểm, nhờ đó phát hiện vấn đề trước khi ký.
Gợi ý căn cứ cho các loại quyết định hay gặp
Bảng dưới đây là gợi ý xuất phát, không phải mẫu bắt buộc. Tuỳ loại hình công ty và điều lệ của bạn, các dòng căn cứ có thể khác.
| Loại quyết định | Căn cứ pháp luật | Căn cứ nội bộ | Căn cứ sự việc |
|---|---|---|---|
| Bổ nhiệm trưởng phòng | Luật Doanh nghiệp năm 2020 | Điều lệ; quy chế tổ chức bộ máy | Tờ trình; kết quả đánh giá |
| Ban hành quy chế chi tiêu nội bộ | Luật Doanh nghiệp năm 2020 | Điều lệ; nghị quyết của hội đồng nếu điều lệ yêu cầu | Tờ trình của bộ phận kế toán |
| Kỷ luật lao động | Bộ luật Lao động năm 2019 | Nội quy lao động đã có hiệu lực | Biên bản họp xử lý kỷ luật |
| Điều chỉnh lương một nhân viên | Bộ luật Lao động năm 2019 | Quy chế lương; thang lương, bảng lương | Kết quả đánh giá; đề nghị của quản lý |
| Thành lập phòng ban mới | Luật Doanh nghiệp năm 2020 | Điều lệ; quy chế quản trị | Tờ trình; phương án tổ chức |
| Cử người đi công tác | Thường không cần | Quy chế công tác phí | Kế hoạch công tác; đề nghị của bộ phận |
Để ý dòng cuối: không phải quyết định nào cũng cần dẫn luật. Quyết định cử người đi công tác chỉ là quyết định điều hành thường ngày; dẫn Bộ luật Lao động vào đó không sai nhưng thừa. Phần căn cứ nên vừa với tầm quan trọng của quyết định.
Quyết định kỷ luật lao động: phần căn cứ phải chặt nhất
Quyết định kỷ luật, nhất là sa thải, là loại quyết định nội bộ hay bị đưa ra tranh chấp nhất. Khi đó, người giải quyết sẽ xem lần lượt: hành vi có được quy định trong nội quy hoặc hợp đồng lao động không, nội quy đã có hiệu lực chưa, trình tự xử lý có đúng không, người ký có thẩm quyền không, thời hiệu xử lý còn không. Phần căn cứ tốt trả lời trước được phần lớn các câu hỏi đó.
Vì vậy, ngoài Bộ luật Lao động, quyết định kỷ luật nên dẫn chính xác điều khoản của nội quy quy định hành vi và hình thức xử lý, kèm thông tin nội quy đã đăng ký hoặc ban hành ngày nào. Căn cứ sự việc phải gồm biên bản họp xử lý kỷ luật, ghi rõ ngày họp và thành phần tham dự theo yêu cầu của luật. Nếu có biên bản ghi nhận vi phạm, bản tường trình của người lao động, cũng nên dẫn.
Bộ luật Lao động không cho xử lý kỷ luật về hành vi không có trong nội quy, hợp đồng lao động hay pháp luật lao động, và không cho phạt tiền, cắt lương thay việc kỷ luật. Một quyết định dẫn đủ căn cứ nhưng nội dung là "phạt năm trăm nghìn đồng vì đi muộn" vẫn sai. Với vụ kỷ luật sa thải hoặc người lao động thuộc diện được bảo vệ đặc biệt như đang mang thai, đang nghỉ ốm, nên nhờ người làm nghề luật xem hồ sơ trước khi ký; nếu cần ý kiến sơ bộ, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn.
Viết căn cứ sự việc cho rõ ràng
Ghi đủ tên, số, ngày của tài liệu. "Căn cứ Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động ngày 12 tháng 3 năm 2026" (ví dụ giả định) giúp người đọc lần ra hồ sơ. Ghi "căn cứ biên bản họp" không thôi thì không lần được.
Dùng "Xét đề nghị của" cho tờ trình, đề xuất. Cụm này cho biết quyết định dựa trên đề xuất của ai, thường là trưởng bộ phận hoặc bộ phận nhân sự. Nó cũng xác định ai chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đầu vào.
Không đưa nhận xét vào phần căn cứ. Những câu như "xét thái độ thiếu hợp tác của ông A" nên để ở biên bản hoặc tờ trình. Phần căn cứ chỉ dẫn tài liệu, không đánh giá.
Kiểm tài liệu được dẫn có tồn tại thật. Nhiều quyết định dẫn "tờ trình ngày…" nhưng tờ trình chưa từng được lập, hoặc lập sau khi quyết định đã ký. Khi có tranh chấp, sự lệch ngày như vậy rất dễ bị phát hiện.
Sắp theo thời gian. Khi có nhiều tài liệu sự việc, xếp theo thứ tự xảy ra: biên bản vi phạm, bản tường trình, biên bản họp. Người đọc theo đó nắm được diễn biến.
Quyết định ban hành quy chế: căn cứ và câu "ban hành kèm theo"
Quy chế nội bộ như quy chế lương, quy chế chi tiêu, quy chế làm việc thường được ban hành bằng một quyết định ngắn, kèm theo bản quy chế dài. Phần căn cứ đặt ở quyết định, không lặp lại ở đầu quy chế. Bản thân quy chế mở đầu bằng chương quy định chung, nói phạm vi và đối tượng áp dụng.
Thân quyết định thường chỉ có vài điều: điều một ban hành kèm theo quyết định này quy chế gì; điều hai nói hiệu lực từ ngày nào và quy chế cũ nào bị thay; điều ba giao trách nhiệm thi hành cho các bộ phận. Câu "ban hành kèm theo Quyết định này" là chiếc cầu nối pháp lý: nó biến bản quy chế thành một bộ phận của quyết định, có cùng giá trị.
Khi soạn, nhớ ghi số và ngày của quyết định ở đầu trang đầu của bản quy chế, kiểu "ban hành kèm theo Quyết định số … ngày …". Như vậy, nếu bản quy chế bị tách ra khỏi quyết định khi in hay gửi, người đọc vẫn biết nó thuộc quyết định nào. Quy chế lương hay quy chế liên quan tới quyền lợi người lao động có thể phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động và công khai tại nơi làm việc; nếu đã làm, hãy thể hiện trong phần căn cứ của quyết định.
Lỗi hay gặp khi sửa quyết định cũ thành quyết định mới
Phần lớn quyết định nội bộ ở doanh nghiệp nhỏ được làm từ một quyết định cũ. Cách đó nhanh, nhưng mang theo những lỗi khá điển hình mà bạn có thể rà trong vài phút trước khi trình ký:
- Còn sót tên người, chức danh hoặc số tờ trình của quyết định cũ ở phần căn cứ sự việc, trong khi phần nội dung đã đổi sang người khác.
- Phần căn cứ vẫn dẫn quy chế, nội quy đã được thay bằng bản mới, vì người soạn chỉ sửa phần thân mà không nhìn lên đầu.
- Dẫn luật của loại quyết định khác: quyết định bổ nhiệm mang theo dòng Bộ luật Lao động từ quyết định kỷ luật, hoặc ngược lại.
- Người ký trong quyết định cũ là chủ tịch hội đồng thành viên, quyết định mới do giám đốc ký nhưng dòng căn cứ thẩm quyền không được sửa theo.
- Ngày của tài liệu sự việc muộn hơn ngày ký quyết định, do quên cập nhật một trong hai.
- Số quyết định trùng với một quyết định đã ban hành, vì không tra sổ văn bản đi trước khi lấy số.
Một cách giảm lỗi là giữ một bộ khung trống cho từng loại quyết định, có sẵn đúng dòng căn cứ pháp luật và thẩm quyền, thay vì mỗi lần lại mở một quyết định đã ký của người khác. Khung đó nên được rà lại mỗi khi điều lệ, nội quy hay quy chế thay đổi, để phần căn cứ luôn chỉ đúng văn bản đang dùng.
Câu hỏi thường gặp
Quyết định nội bộ không có phần căn cứ có giá trị không?
Thiếu phần căn cứ không tự làm quyết định mất giá trị. Giá trị phụ thuộc vào thẩm quyền của người ký và nội dung có phù hợp pháp luật, điều lệ hay không. Tuy vậy, phần căn cứ giúp chứng minh những điều đó, nên với quyết định quan trọng không nên bỏ.
Có cần dẫn Luật Doanh nghiệp trong mọi quyết định không?
Không cần. Quyết định điều hành thường ngày như cử người đi công tác, phân công nhiệm vụ chỉ cần căn cứ thẩm quyền nội bộ và căn cứ sự việc. Dẫn luật khi quyết định chạm tới tổ chức bộ máy, quyền của người quản lý hoặc quyền lợi người lao động.
Giám đốc được thuê có ký quyết định bổ nhiệm được không?
Tuỳ điều lệ và hợp đồng thuê giám đốc. Luật Doanh nghiệp quy định một số thẩm quyền của giám đốc, trong đó có bổ nhiệm các chức danh quản lý trừ những chức danh thuộc thẩm quyền hội đồng. Bạn kiểm điều lệ để biết chức danh cụ thể thuộc ai.
Quyết định kỷ luật có cần dẫn số điều của Bộ luật Lao động không?
Không bắt buộc ghi số điều ở phần căn cứ, ghi tên bộ luật là đủ. Phần quan trọng hơn là dẫn đúng điều khoản trong nội quy lao động quy định hành vi và hình thức kỷ luật, cùng biên bản họp xử lý kỷ luật.
Có thể dẫn email, tin nhắn làm căn cứ sự việc không?
Có thể, nếu đó là nơi lưu lại đề nghị hay ý kiến thật. Nhưng với quyết định quan trọng, nên có tài liệu chính thức như tờ trình có chữ ký hoặc biên bản họp. Email, tin nhắn khó xác định người gửi và dễ bị phản bác khi có tranh chấp.
Ai chịu trách nhiệm nếu phần căn cứ sai?
Người ký quyết định chịu trách nhiệm về quyết định của mình, kể cả phần căn cứ. Người soạn và người đề xuất chịu trách nhiệm nội bộ theo quy chế công ty. Vì vậy người ký nên đọc kỹ phần căn cứ, nhất là dòng về thẩm quyền.