Có. Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp xã (gồm xã, phường, đặc khu) được ban hành văn bản quy phạm pháp luật, dưới dạng nghị quyết của HĐND và quyết định của UBND, nhưng trong phạm vi hẹp hơn tỉnh: chủ yếu những nội dung được văn bản cấp trên giao và các biện pháp tổ chức thi hành trên địa bàn. Phần lớn giấy tờ mà xã, phường phát ra hằng ngày (thông báo, kế hoạch, quyết định cho một người) không phải văn bản quy phạm.
Từ 1/7/2025, khi cấp huyện không còn, cấp xã nhận thêm nhiều việc và người dân tiếp xúc với văn bản của xã nhiều hơn. Bài này giúp bạn biết khi nào một văn bản của xã mang tính quy phạm, nó đứng ở đâu trong hệ thống, và khi nào nó chỉ là văn bản điều hành.
Cấp xã trong hệ thống văn bản: tầng dưới cùng nhưng gần người dân nhất
Văn bản quy phạm pháp luật của cấp xã nằm ở tầng thấp nhất trong thứ bậc. Nghị quyết của HĐND xã phải phù hợp với văn bản của tỉnh và mọi văn bản trung ương; quyết định của UBND xã phải phù hợp thêm với nghị quyết của HĐND cùng cấp. Vị trí thấp không làm văn bản của xã kém hiệu lực: trong phạm vi được trao, nó vẫn có giá trị bắt buộc với mọi người trên địa bàn.
Trước khi sắp xếp, cấp xã đã được ban hành văn bản quy phạm, nhưng phạm vi rất hẹp và trên thực tế số văn bản quy phạm của xã không nhiều. Khi tầng huyện không còn, một phần việc của huyện cũ chuyển xuống xã. Các luật sửa đổi năm 2025 về tổ chức chính quyền địa phương và về ban hành văn bản đã điều chỉnh phạm vi văn bản của xã cho phù hợp. Điều cụ thể xã được quy định gì cần đối chiếu nguyên văn luật hiện hành và luật chuyên ngành có giao việc.
Một điểm mới của mô hình hai cấp là đặc khu, đơn vị hành chính cấp xã ở hải đảo. Chính quyền đặc khu cũng ban hành văn bản theo cùng logic: nghị quyết của HĐND, quyết định của UBND, trong phạm vi luật trao và phải phù hợp với văn bản của tỉnh mà đặc khu trực thuộc.
Những trường hợp xã ban hành văn bản quy phạm
Khi luật hoặc văn bản cấp trên giao trực tiếp cho cấp xã. Một số luật, nghị định, hoặc văn bản của tỉnh có câu giao "cấp xã quy định" một nội dung cụ thể. Khi đó xã ban hành nghị quyết hoặc quyết định đúng nội dung được giao, không mở rộng.
Khi cần biện pháp tổ chức thi hành trên địa bàn. Xã có thể quy định biện pháp để thi hành văn bản cấp trên trong phạm vi địa giới của mình, nếu luật cho phép và nội dung mang tính áp dụng chung, nhiều lần. Phần lớn việc tổ chức thi hành hằng ngày không cần đến văn bản quy phạm.
Khi HĐND xã quyết việc thuộc thẩm quyền của mình. HĐND xã quyết định một số việc về ngân sách, kinh tế – xã hội của xã theo luật về tổ chức chính quyền địa phương. Không phải nghị quyết nào của HĐND xã cũng là văn bản quy phạm; nghị quyết thông qua dự toán ngân sách hay bầu chức danh là nghị quyết cá biệt.
Khi văn bản đúng hình thức và được ban hành theo trình tự. Một văn bản chỉ là văn bản quy phạm khi được ban hành đúng thẩm quyền, đúng hình thức (nghị quyết hoặc quyết định), đúng trình tự luật quy định. Biên bản họp, thông báo, kế hoạch không trở thành văn bản quy phạm dù có nội dung áp dụng chung.
Phân biệt văn bản quy phạm của xã với giấy tờ điều hành
Bảng dưới gom các loại văn bản bạn hay nhận từ xã, phường, cùng cách nhìn nhanh để biết loại nào là quy phạm. Đây là cách định hướng, không thay cho việc đọc nội dung.
| Loại giấy tờ | Có phải văn bản quy phạm? | Dấu hiệu nhận biết |
|---|---|---|
| Nghị quyết HĐND xã quy định một nội dung chung được giao | Có | Áp dụng cho mọi người thuộc diện điều chỉnh trên địa bàn, có số hiệu kèm năm |
| Quyết định UBND xã quy định chi tiết một nội dung được giao | Có | Nội dung là quy tắc chung, căn cứ có điều khoản giao việc |
| Quyết định UBND xã cho một hộ, một người (hỗ trợ, xử phạt, công nhận) | Không — quyết định cá biệt | Gọi tên người, hộ, tổ chức cụ thể |
| Kế hoạch triển khai một việc trên địa bàn | Không | Mô tả mục tiêu, phân công, tiến độ cho bộ máy |
| Thông báo lịch tiếp dân, lịch thu gom rác, lịch tiêm chủng | Không | Truyền đạt thông tin, không đặt ra quy tắc mới |
| Công văn trả lời hoặc đôn đốc | Không | Gửi cho một hay vài nơi, không có điều, khoản quy định chung |
Phân biệt như vậy quan trọng vì đường xử lý khác nhau. Không đồng ý với một quyết định cá biệt ảnh hưởng tới mình, bạn đi đường khiếu nại hoặc khởi kiện hành chính. Thấy một văn bản quy phạm của xã có vấn đề, bạn phản ánh để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra văn bản.
Quy ước, hương ước của thôn, tổ dân phố không phải văn bản của xã
Nhiều người nhầm hương ước, quy ước của thôn, làng, tổ dân phố với văn bản của chính quyền xã. Hương ước là quy tắc tự quản do cộng đồng dân cư thảo luận, thống nhất và thực hiện, có sự công nhận hoặc hướng dẫn của chính quyền theo quy định. Nó không phải văn bản quy phạm pháp luật, không đứng trong thứ bậc văn bản nhà nước.
Hương ước có giá trị trong cộng đồng theo cơ chế tự quản, nhưng không được trái pháp luật và không được đặt ra các hình thức xử phạt kiểu hành chính. Nếu một quy ước của thôn đặt mức "phạt tiền" cho việc không tham gia một hoạt động, đó là điểm cần đặt câu hỏi, vì chỉ người có thẩm quyền theo pháp luật mới xử phạt vi phạm hành chính.
Ngược lại, hương ước cũng có vai trò thật trong đời sống: giữ vệ sinh chung, giữ trật tự, giúp đỡ nhau, các phong tục được cộng đồng gìn giữ. Phân biệt rõ để bạn biết đâu là cam kết cộng đồng nên tôn trọng, đâu là nghĩa vụ pháp lý có chế tài nhà nước.
Cách kiểm một văn bản của xã khi nó ảnh hưởng đến bạn
Khi nhận được một văn bản của xã, phường có nội dung yêu cầu bạn làm hoặc không làm một việc, có thể kiểm theo các bước sau:
- Xem tên loại và cơ quan ban hành: nghị quyết của HĐND, quyết định của UBND, hay thông báo, kế hoạch, công văn.
- Xem số hiệu có kèm năm ban hành không và văn bản gửi cho ai: gửi chung hay gửi riêng tên bạn.
- Đọc phần căn cứ: văn bản dựa vào luật, nghị định, văn bản tỉnh nào. Tìm trong đó điều khoản giao việc cho cấp xã.
- Đọc nội dung yêu cầu và xác định nó là quy tắc chung hay một quyết định cho riêng bạn.
- Nếu là quyết định cá biệt, đọc phần quyền khiếu nại, khởi kiện thường ghi ở cuối và để ý thời hạn.
- Nếu là văn bản quy phạm và bạn thấy có điểm vượt quá phạm vi được giao, ghi lại cụ thể và phản ánh qua kênh tiếp nhận của xã hoặc của tỉnh.
Với việc đơn giản, đọc kỹ và hỏi cán bộ phụ trách thường là đủ. Với việc có tranh chấp, đất đai hoặc số tiền đáng kể, nên tìm người làm nghề luật trước khi hết thời hạn khiếu nại, khởi kiện.
Việc của huyện cũ chuyển về xã: văn bản nào đang làm căn cứ
Khi tầng huyện không còn, nhiều việc trước đây do UBND cấp huyện giải quyết nay được giao cho UBND cấp xã, ví dụ một số việc về hộ tịch, đất đai, xây dựng, hỗ trợ xã hội. Cần nói rõ: việc chuyển thẩm quyền giải quyết thủ tục khác với việc xã được ban hành văn bản quy phạm. Xã nhận thêm việc giải quyết hồ sơ không có nghĩa là xã được tự đặt quy tắc mới cho những việc đó.
Căn cứ để xã giải quyết các việc mới nhận thường nằm ở ba lớp. Lớp trên là các luật, nghị định đã được sửa đổi năm 2025 để chuyển thẩm quyền. Lớp giữa là văn bản của tỉnh quy định chi tiết hoặc phân cấp, uỷ quyền cho xã. Lớp dưới mới là văn bản của chính xã, nếu có. Khi một cán bộ xã trả lời bạn rằng "theo quy định", bạn có thể hỏi lịch sự đó là quy định ở lớp nào.
Trong thời gian chuyển tiếp, có thể có lúc văn bản cấp trên đã đổi nhưng biểu mẫu, quy trình ở địa phương chưa cập nhật kịp. Nếu thấy hướng dẫn tại quầy khác với điều bạn đọc được trong văn bản mới, hãy ghi lại tên văn bản bạn dựa vào và đề nghị cán bộ đối chiếu. Cách hỏi bình tĩnh, có căn cứ thường giải quyết được nhanh hơn tranh luận.
Văn bản của xã được công bố ở đâu và vì sao cần lưu giữ
Văn bản quy phạm của cấp xã thường được niêm yết tại trụ sở, đăng trên trang thông tin của xã nếu có, và đưa vào cơ sở dữ liệu văn bản theo quy định. Do quy mô nhỏ, cách công bố có khác nhau giữa các địa phương. Khi một văn bản của xã ảnh hưởng tới bạn, hãy xin bản sao hoặc chụp lại toàn văn, kể cả phần căn cứ và ngày ký.
Việc lưu giữ có ý nghĩa vì văn bản của xã dễ thất lạc hơn văn bản của tỉnh. Khi phát sinh tranh chấp sau vài năm, có trong tay bản văn đầy đủ giúp bạn chứng minh tại thời điểm đó quy định như thế nào. Hộ kinh doanh, chủ nhà trọ, người làm nông nghiệp có hoạt động gắn với địa bàn nên lập một tập lưu riêng các văn bản của xã, phường liên quan tới mình.
Nếu không tìm thấy văn bản ở trụ sở hay trên mạng, bạn có quyền đề nghị cơ quan ban hành cung cấp theo quy định về tiếp cận thông tin. Hãy nêu rõ tên văn bản, ngày ban hành nếu biết và mục đích sử dụng để việc cung cấp nhanh hơn.
Câu hỏi thường gặp
UBND phường có được ra quy định cấm buôn bán trên một tuyến phố không?
Việc quản lý sử dụng vỉa hè, lòng đường và trật tự đô thị chủ yếu do văn bản trung ương và văn bản của tỉnh quy định. Phường có thể tổ chức thực hiện trên địa bàn trong phạm vi được giao. Một lệnh cấm mới mang tính quy tắc chung cần có căn cứ rõ; bạn có thể hỏi phường văn bản làm căn cứ.
Văn bản quy phạm của xã cũ trước sáp nhập còn áp dụng không?
Đây là câu hỏi về chuyển tiếp hiệu lực sau sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025. Câu trả lời phụ thuộc quy định chuyển tiếp của luật và văn bản của tỉnh, cũng như việc xã mới đã ban hành văn bản thay thế hay chưa. Bạn nên hỏi trực tiếp xã, phường hiện đang quản lý địa bàn.
Nghị quyết HĐND xã thông qua dự toán ngân sách có phải văn bản quy phạm không?
Thường không. Nghị quyết thông qua dự toán, quyết toán, bầu hay miễn nhiệm chức danh là nghị quyết giải quyết việc cụ thể, không đặt ra quy tắc chung áp dụng nhiều lần. Văn bản quy phạm của HĐND xã là nghị quyết quy định chung cho mọi người thuộc diện điều chỉnh.
Xã có được tự đặt thêm khoản đóng góp bắt buộc cho người dân không?
Không. Các khoản thu bắt buộc như phí, lệ phí phải có căn cứ trong pháp luật về phí và lệ phí và văn bản có thẩm quyền. Đóng góp tự nguyện cho công trình chung phải dựa trên sự tự nguyện của người dân, không được biến thành nghĩa vụ bắt buộc.
Hương ước của thôn có thể bị chính quyền xã bác bỏ không?
Hương ước, quy ước phải phù hợp pháp luật và được công nhận theo quy định. Nội dung trái pháp luật, như đặt ra hình thức phạt tiền, phân biệt đối xử hay hạn chế quyền công dân, sẽ không được công nhận hoặc phải sửa. Chính quyền có trách nhiệm hướng dẫn cộng đồng điều chỉnh cho phù hợp.
Làm sao biết một quyết định của UBND xã ghi tên mình là quyết định cá biệt?
Nếu quyết định gọi đích danh bạn, hộ của bạn hoặc thửa đất, tài sản của bạn và giải quyết một việc cụ thể, đó là quyết định cá biệt. Phần cuối thường ghi quyền khiếu nại hoặc khởi kiện; bạn nên chú ý thời hạn ghi trong quy định hiện hành.