Trích nguyên văn khi câu chữ của quy định chính là thứ đang được bàn: điều kiện, ngoại lệ, mức, thời hạn, và khi người đọc sẽ dùng câu đó để ra quyết định có hệ quả pháp lý. Diễn ý khi mục đích là giúp người khác hiểu và làm theo, như tài liệu hướng dẫn nhân viên, bản tóm tắt cho ban giám đốc, miễn là giữ đủ chủ thể, điều kiện và phạm vi của quy định.
Người làm pháp chế kiêm nhiệm ở doanh nghiệp nhỏ thường gặp cả hai tình huống trong cùng một tuần: sáng viết văn bản giải trình gửi cơ quan thuế, chiều soạn tờ hướng dẫn nghỉ phép cho công nhân. Dùng chung một cách viết cho cả hai thì hoặc văn bản giải trình thiếu chính xác, hoặc tờ hướng dẫn không ai đọc nổi. Bài này giúp bạn chọn cách, và chỉ ra kỹ thuật cho từng cách.
Hai cách dùng một quy định, hai mục đích khác nhau
Trích nguyên văn là chép đúng từng chữ của quy định, đặt trong ngoặc kép, kèm địa chỉ đầy đủ. Mục đích của nó là để người đọc thấy chính câu chữ mà Nhà nước đã ban hành, không qua lăng kính của bạn. Vì vậy trích nguyên văn hợp với những chỗ mà một chữ cũng có thể quyết định kết quả.
Diễn ý là diễn đạt lại nội dung quy định bằng lời của bạn, thường ngắn hơn, gần với ngôn ngữ đời thường hơn, và vẫn ghi địa chỉ quy định để ai cần thì tra. Mục đích của nó là để người đọc hiểu và hành động: công nhân biết mình được nghỉ bao nhiêu ngày, quản lý biết cần lập biên bản gì.
Hai cách không loại trừ nhau. Một văn bản tốt thường kết hợp: diễn ý để dẫn dắt, rồi trích nguyên văn đúng cụm từ then chốt. Ví dụ, một đoạn trong văn bản giải trình có thể diễn ý điều kiện chung trong một câu, rồi trích nguyên văn cụm "trừ trường hợp…" mà lập luận dựa vào.
Điều nên tránh là trộn hai cách mà không cho người đọc biết đâu là chữ của luật, đâu là chữ của bạn. Đặt câu chữ của luật trong ngoặc kép, còn câu diễn ý thì không, là quy ước đơn giản nhất để phân biệt.
Chọn cách theo loại giấy tờ
Bảng dưới đây gợi ý cách dùng hợp lý cho những loại giấy tờ doanh nghiệp nhỏ hay phải viết.
| Loại giấy tờ | Cách chính | Ghi chú |
|---|---|---|
| Văn bản giải trình, trả lời cơ quan nhà nước | Trích nguyên văn cụm then chốt, diễn ý phần dẫn dắt | Ghi đủ địa chỉ quy định |
| Điều khoản hợp đồng | Viết thành thoả thuận của các bên, dẫn luật để tham chiếu | Tránh chép nguyên điều luật vào hợp đồng |
| Nội quy lao động | Viết sát luật ở hình thức kỷ luật, cụ thể hoá phần hành vi | Không đổi nghĩa của luật |
| Tài liệu hướng dẫn nhân viên | Diễn ý ngắn gọn, ví dụ minh hoạ | Ghi nguồn ở cuối để ai cần thì tra |
| Báo cáo cho ban giám đốc | Diễn ý, nêu rõ hệ quả cho công ty | Phần rủi ro trọng yếu trích nguyên văn |
| Biên bản họp xử lý kỷ luật | Trích nguyên văn điều khoản nội quy bị vi phạm | Người bị xử lý phải thấy đúng câu chữ |
Cột "ghi chú" quan trọng không kém cột giữa. Dù diễn ý, bạn vẫn ghi nguồn; dù trích nguyên văn, bạn vẫn giải thích nó áp vào việc của mình ra sao.
Kỹ thuật trích nguyên văn cho đúng
Trích nguyên văn nghe đơn giản nhưng vẫn có những quy tắc nhỏ giúp người đọc tin ngay rằng bạn đã chép đúng:
- Lấy câu chữ từ bản chính thức trên Công báo hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia, không từ bản chép lại.
- Đặt phần trích trong ngoặc kép, giữ nguyên chính tả, dấu câu, viết hoa như văn bản gốc, kể cả khi bạn thấy chưa đẹp.
- Nếu lược bớt một đoạn ở giữa, đánh dấu bằng dấu ba chấm trong ngoặc vuông hoặc ngoặc đơn, và chỉ lược phần không làm đổi nghĩa.
- Không bao giờ lược câu điều kiện, câu loại trừ hay chữ phủ định; nếu câu trích quá dài vì những phần này, trích cả.
- Ghi địa chỉ ngay trước hoặc ngay sau phần trích: điểm, khoản, điều, tên văn bản.
- Nếu điều khoản đã được sửa đổi, ghi rõ bạn trích theo câu chữ đã sửa đổi bởi văn bản nào.
- Đọc lại phần trích đối chiếu với bản gốc một lần nữa trước khi gửi.
Bước cuối nghe thừa nhưng đáng làm. Phần trích nguyên văn là chỗ người đọc sẽ đối chiếu, và một chữ sai ở đó làm giảm uy tín của cả văn bản nhiều hơn một lỗi chính tả ở chỗ khác.
Diễn ý mà không làm méo luật: năm thứ phải giữ
Giữ chủ thể. Quy định áp cho ai: người sử dụng lao động hay người lao động, tổ chức hay cá nhân, thương nhân hay mọi người. Diễn ý "công ty phải…" trong khi luật nói "người sử dụng lao động sử dụng từ mười người lao động trở lên phải…" là đã đánh rơi một điều kiện.
Giữ mức độ bắt buộc. "Phải", "được", "không được", "có thể" là bốn mức khác nhau. Diễn ý "nên" cho một quy định "phải" là làm nhẹ nghĩa vụ; diễn ý "phải" cho một quy định "được" là tự đặt thêm gánh nặng.
Giữ điều kiện. Mọi cụm "khi", "nếu", "trong trường hợp", "sau khi" đều là điều kiện. Một bản diễn ý gọn đến mấy cũng phải giữ đủ điều kiện, có thể gộp nhưng không được bỏ.
Giữ ngoại lệ. "Trừ trường hợp…" thường là phần mà chính người đọc của bạn rơi vào. Nếu không thể diễn ý gọn, hãy giữ nguyên văn phần ngoại lệ.
Giữ con số và đơn vị. Thời hạn ngày làm việc hay ngày theo lịch, mức tiền, tỷ lệ phần trăm, mốc tuổi. Diễn ý "khoảng một tuần" thay cho "năm ngày làm việc" có thể gây sai lệch thật.
Ví dụ giả định: một quy định, hai bản diễn ý
Ví dụ giả định, một quy định nội bộ được xây theo luật như sau: "Người lao động làm việc đủ 12 tháng cho người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động; trường hợp làm việc chưa đủ 12 tháng thì số ngày nghỉ hằng năm theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc." Đây là câu được viết cho mục đích minh hoạ cách diễn ý, không phải trích nguyên văn một văn bản.
Bản diễn ý chưa tốt: "Nhân viên được nghỉ phép năm có lương." Câu này bỏ mất điều kiện đủ mười hai tháng, bỏ mất cách tính cho người mới vào, và người mới vào làm hai tháng có thể hiểu mình được nghỉ đủ số ngày như người làm lâu năm.
Bản diễn ý tốt: "Bạn được nghỉ phép năm và vẫn hưởng nguyên lương. Làm đủ một năm thì được đủ số ngày phép; mới làm chưa đủ một năm thì số ngày phép tính theo số tháng đã làm. Chi tiết xem quy định về nghỉ hằng năm trong nội quy." Câu này dài hơn một chút, dùng ngôn ngữ đời thường, nhưng giữ đủ chủ thể, điều kiện, ngoại lệ và chỉ chỗ tra. Đó là mức diễn ý phù hợp cho một tờ hướng dẫn phát cho công nhân.
Những lỗi hay gặp khi trích và khi diễn ý
Rà lại một văn bản trước khi gửi, bạn có thể dò riêng những chỗ trích dẫn và diễn ý theo danh sách dưới đây. Phần lớn lỗi thuộc một trong các kiểu này:
- Ngoặc kép cho chữ không phải của luật. Người viết đặt câu diễn ý của mình trong ngoặc kép, khiến người đọc tưởng đó là nguyên văn. Khi họ mở văn bản gốc và không thấy câu đó, uy tín của cả văn bản giảm.
- Trích nguyên văn nhưng chép từ bản đã sửa đổi mà không nói. Câu chữ đúng với hiện tại nhưng địa chỉ chỉ ghi văn bản gốc, người đọc mở văn bản gốc ra thấy câu khác.
- Diễn ý bằng cách gộp hai quy định. Hai khoản có điều kiện khác nhau bị viết thành một câu, điều kiện của khoản này bị gán cho khoản kia.
- Đổi thuật ngữ đã được giải thích trong luật. Luật định nghĩa một từ theo nghĩa hẹp, người diễn ý thay bằng từ đồng nghĩa đời thường có nghĩa rộng hơn.
- Lược dấu ba chấm đúng chỗ có ngoại lệ. Phần bị lược lại là phần "trừ trường hợp", lỗi này khó phát hiện vì câu trích vẫn đúng từng chữ ở phần còn lại.
- Diễn ý theo một bài báo thay vì theo văn bản. Bài báo đã là một lần diễn ý; diễn ý lại lần nữa khiến sai lệch cộng dồn.
Cách chung để tránh cả sáu lỗi là luôn có văn bản gốc mở bên cạnh khi viết, và tách rõ trong đầu lúc nào mình đang chép, lúc nào mình đang nói lại bằng lời của mình.
Diễn ý trong tài liệu đào tạo và trong tin nhắn nội bộ
Ở doanh nghiệp nhỏ, phần lớn kiến thức pháp luật đến với nhân viên qua tài liệu đào tạo, bảng thông báo và cả tin nhắn trong nhóm chat công ty. Đây là chỗ diễn ý được dùng nhiều nhất, và cũng là chỗ sai lệch lan nhanh nhất, vì một câu diễn ý lệch được chuyển tiếp hàng chục lần mà không ai mở lại văn bản gốc.
Ba thói quen giúp giảm rủi ro. Thứ nhất, mỗi tài liệu đào tạo có một người chịu trách nhiệm nội dung pháp lý, ghi tên và ngày rà soát ở cuối. Thứ hai, ở cuối mỗi mục diễn ý luôn có dòng nguồn: điều khoản nào của văn bản nào, hoặc của nội quy, quy chế nào. Thứ ba, khi luật hoặc nội quy thay đổi, tài liệu đào tạo được rà cùng lúc, không để tới khi có người hỏi.
Với tin nhắn, nên tránh diễn ý những quy định ảnh hưởng tới quyền lợi như lương, kỷ luật, nghỉ việc trong vài dòng chat. Thay vào đó, gửi đường dẫn tới văn bản nội bộ đã được rà, hoặc nói rõ "chi tiết theo điều … của nội quy". Một tin nhắn diễn ý sai về quyền lợi có thể bị người lao động dùng làm bằng chứng về cam kết của công ty.
Câu hỏi thường gặp
Trích nguyên văn có cần ghi nguồn không?
Luôn cần. Phần trích nguyên văn không có địa chỉ quy định thì người đọc không kiểm được, và mất đi giá trị lớn nhất của việc trích nguyên văn. Ghi đủ điểm, khoản, điều và tên văn bản ngay trước hoặc sau phần trích.
Được sửa lỗi chính tả trong câu luật khi trích không?
Không nên. Khi trích nguyên văn, giữ đúng như văn bản gốc. Nếu thấy cần lưu ý người đọc về một chỗ khác thường, có thể ghi chú bên ngoài ngoặc kép. Nếu chỗ đó là lỗi đã được đính chính, trích theo văn bản đính chính.
Diễn ý có cần ghi nguồn không?
Nên ghi. Diễn ý không có nguồn dễ bị hiểu là ý kiến của người viết, và người đọc không có đường để kiểm khi có thắc mắc. Một dòng nguồn ngắn ở cuối đoạn là đủ.
Có nên chép nguyên điều luật vào hợp đồng cho chắc không?
Thường không nên. Hợp đồng nên ghi thoả thuận của các bên bằng lời của hợp đồng. Chép nguyên điều luật làm hợp đồng dài, và khi luật thay đổi, hợp đồng mang câu chữ cũ, dễ gây tranh cãi về việc các bên muốn áp dụng phiên bản nào.
Dùng công cụ trí tuệ nhân tạo để diễn ý luật có ổn không?
Có thể dùng để có bản nháp, nhưng phải tự đối chiếu với văn bản gốc theo năm điểm: chủ thể, mức độ bắt buộc, điều kiện, ngoại lệ, con số. Công cụ dễ làm rơi điều kiện hoặc trộn quy định của nhiều văn bản mà câu văn vẫn trôi chảy.
Trích nguyên văn quá dài thì làm thế nào?
Chỉ trích phần quyết định vấn đề, phần còn lại diễn ý và ghi địa chỉ. Khi phải lược ở giữa, đánh dấu chỗ lược và không bao giờ lược câu điều kiện hay ngoại lệ. Nếu cả điều luật đều cần, có thể đính kèm bản trích làm phụ lục.