Phần căn cứ của nội quy lao động: dẫn văn bản nào và trình bày ra sao

Phần căn cứ của nội quy lao động nên dẫn ba nhóm: Bộ luật Lao động năm 2019 cùng văn bản hướng dẫn trực tiếp về nội quy và kỷ luật lao động; luật chuyên ngành liên quan như Luật An toàn, vệ sinh lao động; và căn cứ nội bộ như điều lệ công ty, thoả ước lao động tập thể nếu có, ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Nội quy lao động không phải văn bản quy phạm pháp luật, nhưng là văn bản mà doanh nghiệp dựa vào để xử lý kỷ luật, và người lao động dựa vào để biết mình được, phải làm gì. Một bộ nội quy dẫn bộ luật đã hết hiệu lực, hoặc có điều khoản trái với luật nó dẫn, là điểm yếu dễ bị chỉ ra khi có tranh chấp. Bài này đi qua cách chọn và trình bày phần căn cứ; phần thủ tục đăng ký nội quy và sửa đổi nội quy là việc riêng, chỉ được nhắc khi liên quan.

Nội quy lao động đứng ở đâu so với pháp luật

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, áp dụng trong phạm vi doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh có thuê lao động. Nó không nằm trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, nhưng có giá trị ràng buộc với người lao động trong đơn vị khi đã ban hành đúng thủ tục và có nội dung phù hợp pháp luật. Bộ luật Lao động năm 2019 yêu cầu người sử dụng lao động phải ban hành nội quy, và từ mười người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản.

Hãy hình dung một chiếc thang: Hiến pháp và Bộ luật Lao động ở trên, nghị định và thông tư hướng dẫn ở giữa, thoả ước lao động tập thể, điều lệ công ty, rồi đến nội quy ở bậc dưới cùng trong đơn vị. Nội quy được cụ thể hoá cho hợp với đơn vị mình, nhưng không được trái với các bậc trên, cũng không được đặt ra điều kiện kém có lợi hơn cho người lao động so với luật.

Phần căn cứ chính là cách nội quy tự chỉ ra mình đang đứng trên bậc nào. Người đọc nội quy, kể cả cán bộ cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, nhìn vào đó để biết nội quy được soạn trên nền văn bản nào, từ đó dễ đối chiếu nội dung.

Các văn bản pháp luật nên dẫn

Không cần kê mọi văn bản có chữ "lao động" trong tên. Chỉ dẫn văn bản chi phối trực tiếp nội dung nội quy:

• Bộ luật Lao động năm 2019. Đây là văn bản bắt buộc phải có. Bộ luật này có hiệu lực từ ngày 1/1/2021 và thay cho Bộ luật Lao động năm 2012.
• Nghị định quy định chi tiết Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động. Văn bản này hướng dẫn nội dung nội quy, trình tự xử lý kỷ luật, nên nằm ngay sau bộ luật. Bạn tra trên cơ sở dữ liệu quốc gia để lấy đúng số hiệu đang áp dụng, kể cả văn bản sửa đổi nếu có.
• Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015. Dẫn khi nội quy có phần an toàn, vệ sinh lao động, bảo hộ lao động, điều này gần như đúng với mọi xưởng sản xuất, kho bãi, công trường.
• Văn bản chuyên ngành khác khi có liên quan thật. Ví dụ quy định về phòng cháy chữa cháy với cơ sở có nguy cơ cháy cao. Chỉ dẫn khi nội quy thực sự có điều khoản dựa vào văn bản đó.

Không nên dẫn văn bản về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân hay tiền lương tối thiểu ở phần căn cứ của nội quy, trừ khi nội quy có điều khoản riêng về các nội dung đó. Những vấn đề này thường thuộc quy chế lương, thưởng hoặc hợp đồng lao động hơn là nội quy.

Căn cứ nội bộ: điều lệ, thoả ước, ý kiến người lao động

Sau các văn bản pháp luật là căn cứ nội bộ. Dòng đầu tiên thường là điều lệ công ty, vì nó xác định ai có thẩm quyền ban hành nội quy: giám đốc, tổng giám đốc hay hội đồng quản trị. Nếu điều lệ không nói rõ, người đại diện theo pháp luật thường là người ký.

Nếu doanh nghiệp có thoả ước lao động tập thể, nên dẫn thoả ước, vì nội quy không được trái với những gì đã thoả thuận trong đó. Đây cũng là lời nhắc với người soạn: trước khi viết một điều về giờ làm, nghỉ ngơi hay kỷ luật, hãy mở thoả ước ra xem đã có cam kết nào khác chưa.

Bộ luật Lao động năm 2019 yêu cầu trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nơi có tổ chức này. Phần căn cứ có thể ghi một dòng kiểu "Căn cứ ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ sở tại biên bản ngày…" để thể hiện đã làm bước đó. Ghi rõ ngày và hình thức của ý kiến giúp chứng minh khi có tranh chấp. Nơi chưa có tổ chức đại diện thì bỏ dòng này, không ghi chung chung cho có.

Một bố cục phần căn cứ tham khảo

Bảng dưới đây là một cách sắp xếp hợp lý cho doanh nghiệp nhỏ có xưởng sản xuất. Đây là ví dụ giả định về cách trình bày, không phải mẫu bắt buộc; số hiệu nghị định để ở dạng chờ bạn tự tra và điền.

Thứ tự đi từ cao xuống thấp, từ văn bản pháp luật sang văn bản nội bộ. Mỗi dòng kết thúc bằng dấu chấm phẩy, dòng cuối kết thúc bằng dấu chấm. Ngày ban hành của từng luật bạn nên kiểm lại trên văn bản gốc trước khi in.

Dẫn luật trong thân nội quy: chép, dẫn hay viết lại

Phần căn cứ chỉ là cửa vào; chỗ dễ sai nhất lại là các điều khoản trong thân nội quy có liên quan tới luật. Có ba cách xử lý một quy định của luật khi đưa vào nội quy: chép nguyên văn, dẫn chiếu ("theo quy định của Bộ luật Lao động"), hoặc viết lại cho cụ thể với đơn vị mình. Mỗi cách hợp với một loại nội dung.

Với hình thức xử lý kỷ luật, nên viết khớp với luật. Bộ luật Lao động năm 2019 chỉ cho phép bốn hình thức: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức và sa thải. Nội quy không được đặt thêm hình thức khác, và đặc biệt không được phạt tiền hay cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật. Viết lại bốn hình thức đúng như luật, rồi gắn từng hành vi vi phạm của đơn vị mình vào từng hình thức, là cách làm phổ biến và an toàn.

Với hành vi vi phạm, việc cụ thể hoá là bắt buộc chứ không chỉ nên làm. Luật không cho xử lý kỷ luật người lao động về hành vi không được quy định trong nội quy, không thoả thuận trong hợp đồng lao động, hoặc pháp luật lao động không có quy định. Vì vậy nội quy phải liệt kê hành vi đủ rõ để người lao động biết mình đang bị áp hình thức nào. Một câu dẫn chiếu chung chung không thay được danh sách đó.

Lỗi hay gặp ở phần căn cứ và cách sửa

Dẫn Bộ luật Lao động năm 2012. Nội quy soạn từ mẫu cũ, hoặc nội quy cũ chưa rà lại. Bộ luật năm 2012 đã được thay từ ngày 1/1/2021. Sửa bằng cách dẫn bộ luật năm 2019 và rà toàn bộ nội dung, vì mẫu cũ thường kéo theo quy định cũ ở cả thân bài.

Dẫn nghị định hướng dẫn đã bị thay. Nghị định hướng dẫn bộ luật cũ vẫn xuất hiện trong nhiều mẫu. Tra trên cơ sở dữ liệu quốc gia để lấy văn bản đang áp dụng, đừng chép số hiệu từ nội quy của đơn vị khác.

Kê quá nhiều văn bản không liên quan. Phần căn cứ dài gấp ba thân nội quy làm người đọc mất phương hướng. Giữ những văn bản chi phối trực tiếp nội dung.

Căn cứ một nơi, nội dung một nẻo. Phần căn cứ dẫn bộ luật mới nhưng thân nội quy vẫn có điều khoản phạt tiền đi muộn, trừ lương khi làm hỏng hàng theo kiểu không đúng luật. Phần căn cứ đúng không cứu được điều khoản sai.

Thiếu căn cứ thẩm quyền. Nội quy do trưởng phòng nhân sự ký mà không có văn bản giao quyền, hoặc không dẫn điều lệ. Thêm dòng dẫn điều lệ và kiểm lại người ký.

Khi luật thay đổi, nội quy cần làm gì

Luật và văn bản hướng dẫn về lao động thay đổi theo chu kỳ vài năm một lần, chưa kể các thay đổi về tổ chức bộ máy như việc sắp xếp cơ quan quản lý lao động năm 2025. Mỗi khi có văn bản mới chi phối nội dung nội quy, doanh nghiệp nên rà lại cả phần căn cứ lẫn các điều khoản liên quan, không chỉ đổi số hiệu ở phần đầu cho có.

Một thói quen tốt là gắn việc rà nội quy với lịch cố định, chẳng hạn mỗi năm một lần, và mỗi khi bản thân doanh nghiệp đổi mô hình như mở thêm xưởng, thêm ca đêm. Người rà nên có trong tay danh sách văn bản đang dẫn ở phần căn cứ, đối chiếu từng văn bản xem có văn bản thay thế hoặc sửa đổi nào không. Câu hỏi văn bản nào còn hiệu lực cho việc nào cần kiểm kỹ, đặc biệt ở các quy định chuyển tiếp.

Sửa nội quy không chỉ là sửa chữ: nội dung sửa đổi cũng phải qua bước tham khảo ý kiến và thủ tục đăng ký như khi ban hành, với doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký. Cơ quan tiếp nhận là cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh. Nếu nội quy dùng để xử lý một vụ kỷ luật đang tranh chấp, đặc biệt là sa thải, nên nhờ người làm nghề luật xem xét trước khi hành động.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp dưới mười người có cần nội quy bằng văn bản không?

Bộ luật Lao động năm 2019 yêu cầu mọi người sử dụng lao động ban hành nội quy, nhưng chỉ bắt buộc bằng văn bản khi sử dụng từ mười người lao động trở lên. Dưới mức đó có thể thoả thuận nội dung kỷ luật trong hợp đồng lao động; vẫn nên có văn bản để rõ ràng.

Phần căn cứ có cần ghi số hiệu của Bộ luật Lao động không?

Có thể ghi theo ngày thông qua, như "Bộ luật Lao động ngày 20 tháng 11 năm 2019", hoặc ghi kèm số hiệu. Cả hai cách đều đủ để nhận diện. Quan trọng là thống nhất một cách ghi trong toàn bộ văn bản nội bộ của doanh nghiệp.

Có cần dẫn Luật Công đoàn trong nội quy không?

Thường không cần, trừ khi nội quy có điều khoản riêng về hoạt động công đoàn trong doanh nghiệp. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động đã được Bộ luật Lao động quy định, nên dẫn bộ luật và ghi rõ đã lấy ý kiến là đủ.

Nội quy dẫn bộ luật cũ thì có còn dùng để kỷ luật được không?

Rủi ro rất cao. Ngoài phần căn cứ sai, nội quy cũ thường có nội dung không còn phù hợp luật hiện hành. Khi xử lý kỷ luật dựa trên nội quy đó, người lao động có thể khiếu nại hoặc khởi kiện. Nên rà soát và ban hành lại nội quy đúng thủ tục trước.

Có nên dán nguyên văn các điều của Bộ luật Lao động vào nội quy không?

Không nên chép dài. Nội quy nên cụ thể hoá cho đơn vị: giờ làm của từng ca, hành vi vi phạm cụ thể, người có thẩm quyền xử lý. Chỉ những chỗ phải khớp tuyệt đối với luật, như các hình thức kỷ luật, mới nên viết sát câu chữ của luật.

Ai ký ban hành nội quy?

Người có thẩm quyền theo điều lệ, thường là người đại diện theo pháp luật hoặc giám đốc. Nếu người khác ký thay thì cần văn bản uỷ quyền hoặc giao quyền rõ ràng, và phần căn cứ nên thể hiện căn cứ thẩm quyền đó.