Một tên văn bản pháp luật đầy đủ khi trích dẫn gồm năm thành phần: tên loại, số hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành và trích yếu. Không phải lúc nào cũng cần đủ cả năm, nhưng luôn phải đủ để người đọc tìm ra đúng một văn bản duy nhất, không nhầm với văn bản khác cùng loại, cùng năm.
Bài này dành cho người phải viết tên văn bản pháp luật trong giấy tờ của mình: hợp đồng, nội quy, quyết định nội bộ, văn bản gửi cơ quan nhà nước, báo cáo cho ban giám đốc. Bài đi từ cách ghi luật, bộ luật, sang nghị định, thông tư, văn bản của tỉnh sau sắp xếp năm 2025, rồi tới quy tắc viết hoa và những lỗi hay gặp. Phần đọc số hiệu khi gặp văn bản lạ là chuyện của người đọc; ở đây ta đứng ở phía người viết.
Năm thành phần của một tên đầy đủ
Ví dụ dùng ở cột cuối là ví dụ giả định cho nghị định; với luật, dùng văn bản có thật.
| Thành phần | Trả lời câu hỏi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tên loại | Đây là loại văn bản gì | Luật; Nghị định; Thông tư; Quyết định |
| Số hiệu | Văn bản nào trong số văn bản cùng loại | số 59/2020/QH14; số xx/2025/NĐ-CP |
| Ngày ban hành | Ký hoặc thông qua ngày nào | ngày 17 tháng 6 năm 2020 |
| Cơ quan ban hành | Ai ban hành | của Chính phủ; của Bộ trưởng Bộ Tài chính |
| Trích yếu | Văn bản nói về việc gì | quy định chi tiết một số điều của Luật … |
Với luật và bộ luật, tên văn bản tự nó đã gần như duy nhất, nên thường chỉ cần tên loại, tên luật và năm, hoặc ngày thông qua. Với nghị định, thông tư, quyết định, tên loại cộng số hiệu là phần không thể thiếu, vì có hàng trăm nghị định mỗi năm và nhiều văn bản có trích yếu gần giống nhau. Ngày ban hành và cơ quan giúp phân biệt thêm, còn trích yếu giúp người đọc biết ngay văn bản nói gì mà không phải tra.
Ghi tên luật, bộ luật
Tên luật là danh từ riêng, viết hoa chữ cái đầu của chữ "Luật" hoặc "Bộ luật" và chữ đầu của phần tên: Luật Doanh nghiệp, Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai. Phần còn lại viết thường, trừ khi có danh từ riêng khác ở bên trong. Không viết hoa từng chữ kiểu "Luật Doanh Nghiệp".
Để chỉ đúng văn bản, ghi kèm năm hoặc ngày thông qua: "Luật Doanh nghiệp năm 2020" hoặc "Luật Doanh nghiệp ngày 17 tháng 6 năm 2020". Trong phần căn cứ của văn bản trang trọng, cách ghi theo ngày thông qua là phổ biến; trong thân văn bản, ghi năm cho gọn. Có thể thêm số hiệu, như Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, khi cần độ chính xác cao hoặc khi văn bản sẽ được dịch sang tiếng nước ngoài.
Luật sửa đổi có tên dài, thường bắt đầu bằng "Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của…". Khi dẫn, chép đúng tên in trên văn bản, kèm năm. Với luật sửa nhiều luật cùng lúc, tên có thể kéo dài hai ba dòng; trong thân văn bản bạn có thể ghi tên đầy đủ lần đầu và gọi tắt ở các lần sau, miễn là có quy ước rõ.
Không dùng tên gọi tắt quen miệng thay cho tên chính thức trong giấy tờ quan trọng, chẳng hạn "Luật Lao động" thay cho "Bộ luật Lao động", "Luật Dân sự" thay cho "Bộ luật Dân sự". Người đọc kỹ tính sẽ coi đó là dấu hiệu người soạn không mở văn bản ra xem.
Ghi tên nghị định, thông tư, quyết định
Với văn bản dưới luật, công thức thông dụng là: tên loại, chữ "số", số hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành, rồi trích yếu. Ví dụ giả định: "Nghị định số xx/2025/NĐ-CP ngày 10 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật …". Thông tư theo cùng cách: "Thông tư số xx/2025/TT-… ngày … của Bộ trưởng Bộ … hướng dẫn …".
Lưu ý chủ thể ban hành của thông tư là bộ trưởng hoặc thủ trưởng cơ quan ngang bộ, không phải "Bộ". Nhiều người viết "Thông tư của Bộ Tài chính"; cách này phổ biến trong giao tiếp, nhưng trong phần căn cứ trang trọng nên viết "của Bộ trưởng Bộ Tài chính" như văn bản tự ghi. Tương tự, quyết định quy phạm của Thủ tướng ghi "của Thủ tướng Chính phủ".
Trích yếu nên chép nguyên văn từ văn bản, không tự rút gọn theo ý mình, vì hai văn bản cùng lĩnh vực có thể có trích yếu chỉ khác nhau một hai chữ. Nếu trích yếu quá dài cho mục đích của bạn, có thể bỏ trích yếu và giữ đủ số hiệu cùng ngày, như vậy vẫn đủ nhận diện.
Khi trong cùng văn bản của bạn dẫn nhiều lần một nghị định, chỉ cần ghi đầy đủ ở lần đầu; các lần sau ghi "Nghị định số xx/2025/NĐ-CP" là đủ, hoặc dùng quy ước gọi tắt nếu đã đặt từ đầu.
Ghi tên văn bản của tỉnh, xã sau sắp xếp năm 2025
Văn bản quy phạm của địa phương phổ biến nhất là nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh và quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh. Cách ghi tương tự văn bản trung ương, nhưng phải có tên tỉnh: "Nghị quyết số …/2025/NQ-HĐND ngày … của Hội đồng nhân dân tỉnh … quy định …". Thiếu tên tỉnh, số hiệu gần như vô nghĩa, vì tỉnh nào cũng có nghị quyết số 1, số 2 mỗi năm.
Sau khi sắp xếp còn 34 tỉnh, thành phố từ giữa năm 2025, nhiều văn bản đang được dẫn là văn bản do tỉnh cũ ban hành trước sáp nhập. Khi dẫn những văn bản này, ghi đúng tên cơ quan in trên văn bản, tức tên tỉnh cũ, vì đó là tên gắn với văn bản. Nếu cần làm rõ cho người đọc, có thể thêm một chú thích ngắn rằng tỉnh đó nay đã hợp nhất vào tỉnh nào. Việc văn bản của tỉnh cũ còn áp dụng tới đâu là câu hỏi riêng, cần kiểm theo quy định chuyển tiếp.
Với quyết định ban hành kèm theo một bản quy định, hãy phân biệt rõ hai tầng. "Điều 5 của Quy định ban hành kèm theo Quyết định số …" khác với "Điều 5 của Quyết định số …". Quyết định thường chỉ có vài điều về hiệu lực và tổ chức thực hiện; nội dung chính nằm ở bản quy định kèm theo.
Văn bản quy phạm của cấp xã ít gặp hơn nhưng cách ghi cũng vậy: tên loại, số hiệu, ngày, cơ quan kèm tên xã, phường và tên tỉnh. Sau sắp xếp, tên xã, phường mới có thể trùng tên ở nhiều tỉnh, nên đừng bỏ tên tỉnh.
Viết hoa và chính tả trong tên văn bản
Tên loại đi kèm số hoặc tên riêng thì viết hoa. "Nghị định số xx/2025/NĐ-CP", "Thông tư số …", "Luật Đất đai". Khi nói chung chung về một loại văn bản thì viết thường: "các nghị định hướng dẫn", "một thông tư mới".
Điều viết hoa, khoản và điểm viết thường. Theo cách trình bày phổ biến trong văn bản pháp luật, viết "điểm a khoản 2 Điều 5". Chữ cái chỉ điểm viết thường, không có dấu ngoặc.
Tên cơ quan viết hoa chữ đầu của các bộ phận tạo tên. "Uỷ ban nhân dân tỉnh", "Bộ trưởng Bộ Tài chính", "Hội đồng nhân dân thành phố". Tên riêng của tỉnh viết hoa đầy đủ.
Giữ nguyên ký hiệu trong số hiệu. Dấu gạch chéo, gạch nối và chữ viết tắt trong số hiệu phải chép đúng từng ký tự: QH, NĐ-CP, TT-BTC, QĐ-UBND, NQ-HĐND. Đổi "NĐ-CP" thành "ND-CP" hay "NĐCP" làm người đọc khó tìm.
Ngày tháng viết đầy đủ trong phần căn cứ. Trong căn cứ trang trọng, viết "ngày 17 tháng 6 năm 2020"; trong bảng biểu hoặc ghi chú, có thể viết gọn 17/6/2020. Thống nhất một cách trong cùng văn bản.
Lỗi hay gặp khi ghi tên văn bản
Khi rà lại một văn bản trước khi ký hoặc gửi, hãy dò riêng các tên văn bản theo danh sách sau. Đây là những lỗi xuất hiện thường xuyên nhất ở giấy tờ của doanh nghiệp nhỏ:
- Thiếu chữ "Bộ" trong "Bộ luật Dân sự", "Bộ luật Lao động", "Bộ luật Hình sự".
- Sai năm vì nhầm năm ban hành văn bản gốc với năm của văn bản sửa đổi.
- Ghi số hiệu của thông tư nhưng gán cho bộ khác, do nhầm khi chép từ một danh sách.
- Ghi tên văn bản của tỉnh mà không có tên tỉnh, hoặc ghi tên tỉnh mới cho văn bản do tỉnh cũ ban hành.
- Ghi trích yếu theo trí nhớ, khác với trích yếu thật của văn bản.
- Viết hoa tuỳ tiện: "Luật Doanh Nghiệp", "nghị định số…", "Khoản 2 Điều 5".
- Cùng một văn bản được gọi bằng ba cách khác nhau ở ba chỗ trong cùng một tài liệu.
Mẹo đơn giản để tránh phần lớn các lỗi trên: mở văn bản trên cơ sở dữ liệu quốc gia, sao chép phần tên loại, số hiệu, ngày và trích yếu từ chính văn bản, rồi chỉ chỉnh lại định dạng. Đừng gõ lại từ trí nhớ.
Một danh mục tên chuẩn dùng chung trong công ty
Với doanh nghiệp thường xuyên soạn hợp đồng, nội quy, quyết định, cách tiết kiệm công nhất là giữ một danh mục tên văn bản chuẩn. Mỗi dòng là một văn bản hay dùng, ghi tên đầy đủ, cách ghi gọn, số hiệu và nguồn đã đối chiếu. Người soạn chỉ việc sao chép từ danh mục này thay vì tự gõ.
Danh mục không cần lớn. Một doanh nghiệp thương mại nhỏ có khi chỉ cần chừng mười văn bản: Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Doanh nghiệp, Bộ luật Lao động, luật về thuế liên quan, vài nghị định hướng dẫn hay dùng và các quyết định của tỉnh nơi đặt trụ sở. Điều quan trọng là danh mục được một người phụ trách, có ngày rà gần nhất, để mọi người biết có thể tin tới đâu.
Khi một văn bản trong danh mục được thay thế hoặc sửa đổi, người phụ trách cập nhật dòng đó và báo cho người soạn thảo. Nhờ vậy, tên văn bản trong giấy tờ của cả công ty thống nhất, và việc rà soát định kỳ trở thành việc của một người thay vì việc của tất cả mọi người.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc ghi số hiệu khi dẫn luật không?
Không bắt buộc. Với luật, tên luật kèm năm hoặc ngày thông qua là đủ để nhận diện. Ghi thêm số hiệu giúp chính xác hơn, hữu ích khi văn bản được dịch hoặc gửi cho người không quen hệ thống pháp luật Việt Nam.
Ghi "Thông tư của Bộ Tài chính" có sai không?
Trong giao tiếp thông thường không sai về nghĩa, nhưng chủ thể ban hành thông tư là Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trong phần căn cứ và văn bản trang trọng, nên ghi đúng như văn bản tự ghi để thống nhất với cách trình bày của văn bản pháp luật.
Văn bản của bộ đã hợp nhất năm 2025 thì ghi tên bộ nào?
Ghi tên cơ quan in trên văn bản tại thời điểm ban hành. Đó là tên gắn với văn bản và là cách để người đọc tìm ra nó. Nếu cần, thêm chú thích ngắn về cơ quan hiện quản lý lĩnh vực đó.
Có cần ghi trích yếu trong mọi lần dẫn không?
Không cần. Ghi trích yếu ở lần dẫn đầu tiên hoặc ở phần căn cứ là hợp lý. Các lần sau chỉ cần tên loại và số hiệu, hoặc một tên gọi tắt đã quy ước, để văn bản gọn mà vẫn rõ.
Ghi ngày ban hành hay ngày có hiệu lực khi dẫn văn bản?
Khi gọi tên văn bản, ghi ngày ban hành, vì đó là ngày gắn với văn bản và in ở đầu văn bản. Ngày có hiệu lực chỉ cần nêu khi lập luận của bạn phụ thuộc vào thời điểm áp dụng.
Tên văn bản trong hợp đồng song ngữ ghi thế nào?
Nên giữ tên tiếng Việt và số hiệu gốc, kèm bản dịch tên trong ngoặc ở phần tiếng Anh. Số hiệu không dịch. Cách này giúp người đọc ở cả hai ngôn ngữ tìm ra cùng một văn bản gốc.