Pháp luật dân sự không bắt hợp đồng phải có phần "Căn cứ" ở đầu. Hợp đồng có hiệu lực hay không phụ thuộc vào năng lực của các bên, sự tự nguyện, mục đích và nội dung không trái luật, hình thức đúng khi luật đòi hỏi; vài dòng căn cứ không thêm cũng không bớt điều gì ở đó. Dù vậy, ghi căn cứ đúng vẫn có ích, còn ghi sai thì gây hại.
Ở Việt Nam, thói quen mở hợp đồng bằng một loạt dòng "Căn cứ…" bắt nguồn từ cách trình bày văn bản hành chính và đã thành nếp. Nhiều mẫu hợp đồng lưu truyền trên mạng có phần căn cứ dẫn những văn bản đã bị thay từ lâu, hoặc kê cả chục nghị định không liên quan. Bài này giúp bạn quyết định có nên ghi, ghi văn bản nào, viết mỗi dòng thế nào, và khi nào nên dẫn điều luật ngay trong điều khoản thay vì để ở đầu.
Phần căn cứ trong hợp đồng là gì, có bắt buộc không
Phần căn cứ là mấy dòng nằm giữa tên hợp đồng và phần thông tin các bên, thường mở bằng chữ "Căn cứ". Nó cho người đọc biết hợp đồng được lập trên nền những văn bản pháp luật nào và dựa trên sự thoả thuận của ai. Trong văn bản hành chính, phần căn cứ là yêu cầu về thể thức; trong hợp đồng giữa các bên dân sự, thương mại, đây chỉ là tập quán soạn thảo.
Bộ luật Dân sự 2015 quy định điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự và nội dung hợp đồng do các bên thoả thuận. Không có quy định nào nói hợp đồng thiếu phần căn cứ thì vô hiệu. Ngược lại, hợp đồng ghi căn cứ đầy đủ nhưng nội dung trái điều cấm của luật thì vẫn có thể vô hiệu. Nói cách khác, căn cứ là lời giới thiệu, không phải nền móng.
Một số loại hợp đồng theo mẫu do cơ quan nhà nước ban hành, hoặc hợp đồng mà một bên là cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách, có thể có yêu cầu riêng về cách trình bày. Khi làm việc với những đối tác này, bạn nên hỏi họ mẫu đang dùng thay vì tự thêm bớt. Với hợp đồng giữa hai doanh nghiệp hay giữa cá nhân với nhau, bạn được tự do chọn có ghi căn cứ hay không.
Căn cứ có tác dụng gì và không có tác dụng gì
Có: định hướng người đọc. Người đọc biết ngay đây là hợp đồng mua bán hàng hoá giữa thương nhân hay hợp đồng thuê nhà giữa cá nhân, từ đó biết nên tra luật nào khi cần.
Có: cho thấy sự cẩn thận. Một phần căn cứ ngắn, đúng tên, đúng năm tạo ấn tượng hợp đồng được soạn có chủ đích. Ngược lại, căn cứ dẫn văn bản cũ khiến bên kia và cả người giải quyết tranh chấp sau này nghi ngờ các điều khoản khác cũng được chép lại từ mẫu cũ.
Không: thay cho điều khoản. Ghi "Căn cứ Luật Thương mại" không làm cho mọi quy định của luật đó tự động thành điều khoản hợp đồng theo cách bạn mong muốn. Muốn áp dụng mức phạt, thời hạn khiếu nại hay cách giao hàng nào, bạn phải viết thành điều khoản cụ thể.
Không: chọn luật áp dụng. Với hợp đồng có yếu tố nước ngoài, việc chọn pháp luật điều chỉnh cần một điều khoản riêng về luật áp dụng. Dòng căn cứ ở đầu không được coi là thoả thuận chọn luật.
Không: chứng minh hợp đồng hợp pháp. Phần căn cứ chỉ là lời các bên tự nói về nền pháp lý. Hợp đồng có hợp pháp hay không vẫn được xét theo nội dung thật của nó.
Chọn văn bản nào để đưa vào
Nguyên tắc là ít mà đúng. Một phần căn cứ tốt thường chỉ có hai đến bốn dòng, theo thứ tự từ luật chung tới luật riêng rồi tới ý chí các bên:
- Luật nền: Bộ luật Dân sự 2015, vì hầu như mọi hợp đồng dân sự, thương mại đều chịu sự điều chỉnh của bộ luật này.
- Luật chuyên ngành gắn trực tiếp với loại hợp đồng: Luật Thương mại 2005 cho mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giữa thương nhân; Luật Nhà ở, Luật Kinh doanh bất động sản cho thuê, mua bán nhà; Luật Đất đai 2024 cho chuyển nhượng, thuê quyền sử dụng đất. Chỉ dẫn luật thật sự chi phối loại việc đó.
- Văn bản nội bộ nếu cần chứng minh thẩm quyền ký: nghị quyết của hội đồng thành viên, giấy uỷ quyền. Phần này thường để ở mục thông tin các bên thì gọn hơn.
- Ý chí các bên: dòng quen thuộc "Căn cứ nhu cầu và khả năng của các bên" hoặc "Trên cơ sở thoả thuận tự nguyện của các bên".
Hạn chế dẫn nghị định, thông tư ở phần căn cứ. Văn bản dưới luật thay đổi thường xuyên hơn; hợp đồng kéo dài vài năm mà căn cứ dẫn một nghị định đã được thay thì đọc lại sẽ thấy lạc hậu. Nếu một quy định trong nghị định thật sự quan trọng với hợp đồng, hãy dẫn nó tại đúng điều khoản liên quan.
Viết một dòng căn cứ: sai và đúng
Dưới đây là những cách ghi hay gặp trong các mẫu hợp đồng, kèm cách sửa. Các văn bản dưới đây là văn bản có thật; nghị định chỉ dùng ví dụ giả định.
| Cách ghi hay gặp | Vấn đề | Nên ghi |
|---|---|---|
| Căn cứ Luật Dân sự | Sai tên loại, thiếu năm | Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015 |
| Căn cứ Bộ luật Dân sự 2005 | Văn bản đã được thay bằng bộ luật năm 2015 | Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015 |
| Căn cứ Luật Thương mại và các văn bản hướng dẫn thi hành | Cụm "các văn bản hướng dẫn" không chỉ ra văn bản nào | Căn cứ Luật Thương mại năm 2005 |
| Căn cứ Nghị định số xx/20xx/NĐ-CP (ví dụ giả định) về hoá đơn | Không liên quan trực tiếp tới quan hệ mua bán | Bỏ khỏi phần căn cứ |
| Căn cứ vào luật pháp nước CHXHCN Việt Nam | Quá chung, không giúp người đọc | Bỏ hoặc thay bằng văn bản cụ thể |
| Căn cứ nhu cầu hai bên | Thiếu, hợp đồng nhiều bên thì sai số lượng | Căn cứ nhu cầu và khả năng của các bên |
Muốn chắc tên và năm của một luật, bạn mở văn bản trên cơ sở dữ liệu quốc gia và chép đúng tên in ở đầu văn bản. Không nên dựa vào cách gọi tắt quen miệng, vì nhiều luật có tên gần giống nhau.
Dẫn điều luật ngay trong điều khoản thay vì ở đầu
Chỗ mà một trích dẫn pháp luật thực sự làm việc là trong thân hợp đồng. Ví dụ, khi hai thương nhân thoả thuận phạt vi phạm, Luật Thương mại có giới hạn tỷ lệ phạt tối đa; ghi rõ mức phạt nằm trong giới hạn của luật, hoặc dẫn đúng quy định đó, sẽ giúp điều khoản không bị tuyên vô hiệu phần vượt. Khi hợp đồng thuê nhà quy định quyền đơn phương chấm dứt, dẫn tới quy định tương ứng của Bộ luật Dân sự giúp hai bên hiểu cùng một nghĩa.
Cách viết gọn là: nêu thoả thuận của các bên bằng lời của chính hợp đồng, rồi thêm một mệnh đề dẫn chiếu khi cần, kiểu "phù hợp với quy định của Luật Thương mại năm 2005 về phạt vi phạm". Tránh chép nguyên văn cả điều luật vào hợp đồng; chép thì dài, mà luật đổi thì hợp đồng mang một câu chữ đã cũ.
Ngược lại, có những thứ các bên không thoả thuận khác đi được vì luật bắt buộc, chẳng hạn hình thức công chứng của một số hợp đồng về đất đai, nhà ở. Với những điểm này, dẫn đúng điều luật trong hợp đồng là cách nhắc cả hai bên rằng đây không phải chỗ để mặc cả. Nếu bạn không chắc một quy định là bắt buộc hay chỉ là quy định áp dụng khi các bên không thoả thuận khác, đó là lúc nên hỏi người làm nghề luật.
Lỗi hay gặp khi chép căn cứ từ mẫu có sẵn
Phần lớn lỗi ở phần căn cứ không đến từ hiểu sai luật mà từ việc chép mẫu mà không đọc lại. Trước khi ký, hãy rà theo danh sách này:
- Dẫn văn bản đã được thay thế, như bộ luật, luật của nhiều năm trước, hay nghị định đã có văn bản mới thay.
- Dẫn luật không liên quan, ví dụ hợp đồng thuê xe cá nhân mà dẫn Luật Doanh nghiệp.
- Ghi sai năm, sai tên loại: "Luật Dân sự" thay cho "Bộ luật Dân sự", "Luật Lao động" thay cho "Bộ luật Lao động".
- Phần căn cứ dài cả trang, kê mọi văn bản có thể nghĩ ra, khiến người đọc không biết văn bản nào mới là chính.
- Phần căn cứ dẫn một luật nhưng thân hợp đồng lại có điều khoản trái với chính luật đó.
- Căn cứ ghi tên các bên khác với tên trong mục thông tin các bên vì sửa mẫu không đồng bộ.
Với hợp đồng giá trị lớn, hợp đồng có yếu tố nước ngoài hoặc hợp đồng về đất đai, nhà ở, nên nhờ người làm nghề luật đọc lại toàn bộ chứ không riêng phần căn cứ. Nếu cần một ý kiến nhanh trước khi tìm người, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn.
Hợp đồng kéo dài nhiều năm khi luật thay đổi
Một hợp đồng thuê mặt bằng mười năm sẽ đi qua vài lần sửa luật. Dòng căn cứ ghi "Bộ luật Dân sự năm 2015" vẫn đúng với thời điểm ký, và đó là cách ghi nên dùng: căn cứ phản ánh nền pháp lý tại lúc giao kết. Không cần, và cũng không nên, sửa phần căn cứ mỗi khi có luật mới.
Câu hỏi khó hơn là quy định mới có áp dụng cho hợp đồng đã ký hay không. Đó là chuyện của quy định chuyển tiếp trong văn bản mới và của nguyên tắc áp dụng văn bản theo thời gian, không phải chuyện phần căn cứ ghi gì. Khi gặp tình huống này, bạn cần đọc điều khoản chuyển tiếp của văn bản mới thay vì dựa vào dòng căn cứ cũ.
Điều bạn có thể làm ngay từ lúc soạn là tránh gắn chặt các con số, thủ tục vào một văn bản dưới luật cụ thể. Thay vì viết "theo mức quy định tại Nghị định số xx", hãy ghi rõ con số các bên thống nhất, hoặc nói rõ các bên sẽ điều chỉnh khi quy định của Nhà nước thay đổi. Hợp đồng nhờ vậy ít phụ thuộc vào việc một văn bản cụ thể còn hay mất.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng không có phần căn cứ có bị vô hiệu không?
Không. Hiệu lực của hợp đồng được xét theo năng lực các bên, sự tự nguyện, mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm, không trái đạo đức xã hội, và hình thức khi luật có yêu cầu. Phần căn cứ chỉ là tập quán trình bày, thiếu cũng không làm hợp đồng mất hiệu lực.
Có nên ghi số điều luật ở phần căn cứ không?
Phần căn cứ thường chỉ ghi tên văn bản. Số điều nên để ở điều khoản cụ thể khi bạn thật sự cần dẫn một quy định. Ghi số điều ở đầu hợp đồng dễ sai khi luật được sửa và không giúp gì cho người đọc.
Ghi "và các văn bản hướng dẫn thi hành" có lợi gì không?
Cụm này không chỉ ra văn bản nào nên hầu như không có giá trị thông tin. Nếu một văn bản hướng dẫn quan trọng với hợp đồng, hãy dẫn đích danh ở điều khoản liên quan. Nếu không, có thể bỏ cụm này cho gọn.
Hợp đồng giữa hai cá nhân có cần dẫn Luật Thương mại không?
Thường không. Luật Thương mại chủ yếu điều chỉnh hoạt động thương mại của thương nhân. Hợp đồng giữa hai cá nhân không kinh doanh thường chỉ cần dẫn Bộ luật Dân sự và luật chuyên ngành gắn với loại tài sản, như nhà ở hay đất đai.
Dùng mẫu hợp đồng trên mạng thì phải kiểm phần căn cứ thế nào?
Mở từng văn bản được dẫn trên cơ sở dữ liệu quốc gia, xem tên, năm có đúng không và văn bản đó còn được dùng hay đã có văn bản thay. Bỏ những văn bản không liên quan tới loại việc của bạn, giữ phần căn cứ ngắn và đúng.
Phần căn cứ ghi sai thì có cần ký lại hợp đồng không?
Thường không cần ký lại toàn bộ. Các bên có thể ký một phụ lục đính chính phần căn cứ. Điều quan trọng hơn là kiểm xem lỗi ở phần căn cứ có kéo theo điều khoản nào trong thân hợp đồng bị viết theo quy định cũ hay không.